Quyết định Ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của UBND thị xã Buôn Hồ

trữ của UBND thị xã Buôn Hồ.

phương triển khai thực hiện Quyết định này; theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện và báo cáo kết quả với Ủy ban nhân dân thị xã theo quy định.

thị xã, Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị có liên quan, Chủ tịch UBND các xã, phường chịu trách nhiệm thi hành quyết định này. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký và thay thế Quyết định số 4454/QĐ-UBND ngày 31/12/2019 về ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của UBND thị xã Buôn Hồ./. Nơi nhận: - Như Điều 3; - Sở Nội vụ (b/c); - CT, các PCT UBND thị xã; - Các phòng, ban, đơn vị thuộc thị xã; - UBND các xã,phường; - Các đơn vị sự nghiệp công lập; - Lưu:VT, NV (05b). CHỦ TỊCH Đặng Gia Duẩn -- 1 of 21 -- ỦY BAN NHÂN DÂN CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM THỊ XÃ BUÔN HỒ Độc lập - Tự do - Hạnh phúc QUY CHẾ Công tác văn thư, lưu trữ của UBND thị xã Buôn Hồ Chương I NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

1. Phạm vi điều chỉnh - Quy chế này quy định về văn thư, lưu trữ (VTLT) trong hoạt động của UBND thị xã Buôn Hồ (sau đây gọi tắt là UBND thị xã) để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của UBND thị xã. - Công tác Văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức; lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư. - Công tác lưu trữ bao gồm các công việc về thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê và sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của UBND thị xã. 2. Đối tượng áp dụng - Quy chế này được áp dụng thống nhất trong các cơ quan, đơn vị; UBND các xã, phường thuộc UBND thị xã. - Quy chế này áp dụng cho công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị trực thuộc UBND thị xã và UBND các xã, phường trên địa bàn thị xã.

Trong Quy chế này, các từ ngữ sau đây được hiểu như sau: 1. Văn bản đến là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản fax, văn bản được chuyển qua mạng, văn bản mật) và đơn, thư gửi đến cơ quan, tổ chức. 2. Văn bản đi là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản nội bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành. 3. Văn bản điện tử là văn bản dưới dạng thông điệp dữ liệu được tạo lập hoặc được số hóa từ văn bản giấy và trình bày đúng thể thức, kỹ thuật, định dạng theo quy định. 4. Bản thảo văn bản là bản được viết, đánh máy hoặc tạo lập bằng phương tiện điện tử hình thành trong quá trình soạn thảo văn bản. 5. Bản gốc văn bản là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản, được người có thẩm quyền trực tiếp ký trên giấy hoặc ký số văn bản điện tử (VBĐT). -- 2 of 21 -- 2 6. Bản chính văn bản giấy là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản và được tạo từ bản có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền. 7. Bản sao y là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của bản gốc hoặc bản chính văn bản, được trình bày theo thể thức và kỹ thuật quy định. 8. Bản trích sao là bản sao chính xác phần nội dung của bản gốc hoặc phần nội dung của bản chính văn bản cần trích sao, được trình bày theo thể thức và kỹ thuật quy định. 9. Bản sao lục là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của bản sao y, được trình bày theo thể thức và kỹ thuật quy định. 10. Hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân. 11. Lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định. 12. Danh mục hồ sơ là bảng kê có hệ thống những hồ sơ dự kiến được lập trong năm của cơ quan, tổ chức. 13. Lưu trữ cơ quan là tổ chức thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức. 14. Lưu trữ lịch sử là cơ quan thực hiện hoạt động lưu trữ đối với các tài liệu lưu trữ có giá trị vĩnh viễn được tiếp nhận từ Lưu trữ cơ quan và từ các nguồn khác. 15. Thu thập tài liệu là quá trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị để chuyển vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử. 16. Chỉnh lý tài liệu là việc phân loại, xác định giá trị, sắp xếp, thống kê, lập công cụ tra cứu tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân. 17. Xác định giá trị tài liệu là việc đánh giá giá trị tài liệu theo những nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn theo quy định của cơ quan có thẩm quyền để xác định những tài liệu có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản và tài liệu hết giá trị. 18. Hệ thống quản lý tài liệu điện tử là Hệ thống thông tin được xây dựng với chức năng chính để thực hiện việc tin học hóa công tác soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan trên môi trường mạng (sau đây gọi chung là Hệ thống). 19. Hệ thống quản lý văn bản và điều hành là Hệ thống phần mềm phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành và giám sát của các cấp lãnh đạo; hỗ trợ tác nghiệp gửi/nhận, xử lý văn bản đi/đến trong nội bộ cơ quan và giữa các cơ quan trên môi trường mạng (sau đây gọi chung là Hệ thống). 20. Chữ ký số của cơ quan, đơn vị, địa phương là chữ ký số được tạo lập bởi khóa bí mật tương ứng với chứng thư số được tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực ký số chuyên dùng cấp cho cơ quan, đơn vị theo quy định của pháp luật về giao dịch -- 3 of 21 -- 3 điện tử. 21. Chữ ký số của người có thẩm quyền là chữ ký số được tạo lập bởi khóa bí mật tương ứng với chứng thư số được tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng cấp cho người có thẩm quyền theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. 22. Văn thư cơ quan là bộ phận thực hiện một số nhiệm vụ công tác văn thư của cơ quan, tổ chức.

Ủy ban nhân dân thị xã thống nhất quản lý công tác văn thư, lưu trữ trên phạm vi toàn thị xã. 1. Trách nhiệm của người đứng đầu UBND thị xã a) Tổ chức xây dựng, ban hành, chỉ đạo việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác VTLT theo quy định của pháp luật hiện hành. b) Kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác VTLT đối với các cơ quan, đơn vị, địa phương trực thuộc; giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về công tác VTLT theo thẩm quyền. 2. Trách nhiệm của Chánh Văn phòng HĐND và UBND thị xã (sau đây gọi tắt là Chánh Văn phòng): giúp Chủ tịch UBND thị xã trực tiếp quản lý, kiểm tra việc thực hiện công tác tham mưu soạn thảo văn bản của các cơ quan, đơn vị trình UBND thị xã ký ban hành. 3. Trách nhiệm của Trưởng Phòng Nội vụ: giúp Chủ tịch UBND trực tiếp quản lý, kiểm tra, giám sát việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ trên toàn thị xã; tham mưu cho UBND thị xã trong việc ban hành các văn bản chỉ đạo về nghiệp vụ văn thư, lưu trữ và hướng dẫn thực hiện thống nhất các quy định của Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn thị xã. 4. Thủ trưởng các phòng, ban chuyên môn, các đơn vị trực thuộc; UBND các xã, phường (sau đây gọi tắt là tổ chức): có trách nhiệm triển khai và tổ chức thực hiện tốt các quy định về công tác văn thư, lưu trữ. 5. Mỗi cán bộ, công chức, viên chức, người lao động trong quá trình giải quyết công việc liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ phải thực hiện nghiêm túc các quy định của cơ quan, tổ chức.

1. Phòng Tài chính căn cứ quy định của Nhà nước để bố trí kinh phí cho hoạt động văn thư, lưu trữ. 2. Phòng Nội vụ có trách nhiệm dự toán kinh phí hàng năm để cải tạo, nâng cấp kho Lưu trữ, chỉnh lý tài liệu và các thiết bị khác phục vụ công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn thị xã. 3. Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị có trách nhiệm bố trí kinh phí hàng năm để mua sắm trang thiết bị chuyên dụng, văn phòng phẩm và các hoạt động khác cho -- 4 of 21 -- 4 công tác văn thư, lưu trữ.

Mọi hoạt động trong công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức phải thực hiện theo các quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật Nhà nước và quy định của Quy chế này. Chương II CÔNG TÁC VĂN THƯ Mục 1. SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN

Gồm các loại hình văn bản sau: a) Văn bản quy phạm pháp luật. b) Văn bản hành chính. c) Văn bản chuyên ngành. d) Văn bản trao đổi với cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân người nước ngoài (nếu có).

1. Văn bản quy phạm pháp luật thực hiện theo quy định của Luật số 80/2015/QH13 ngày 22/6/2015; Luật số 63/2020/QH14 ngày 18/6/2020 về sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật; Nghị định số 34/2015/NĐ-CP, ngày 14 tháng 5 năm 2016 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Ban hành văn bản QPPL; Nghị định số 154/2020/NĐ-CP ngày 31 tháng 12 năm 2020 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số Điều của Nghị định số 34/2016/NĐ-CP. 2. Văn bản hành chính thực hiện theo quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ- CP. 3. Văn bản chuyên ngành thực hiện theo hướng dẫn của cơ quan quản lý ngành và các quy định của pháp luật. 4. Văn bản trao đổi với cơ quan tổ chức hoặc cá nhân người nước ngoài thực hiện theo các quy định hiện hành của pháp luật và theo thông lệ quốc tế.

1. Văn bản quy phạm pháp luật thực hiện theo quy định của Luật số 80/2015/QH13 ngày 22/6/2015; Luật số 63/2020/QH14 ngày 18/6/2020 về sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật; Nghị định số 34/2015/NĐ-CP, ngày 14 tháng 5 năm 2016 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Ban hành văn bản QPPL; Nghị định số 154/2020/NĐ-CP ngày 31 tháng 12 năm 2020 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số Điều của Nghị định số 34/2016/NĐ-CP. 2. Việc soạn thảo văn bản khác được thực hiện như sau: a) Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo, lãnh đạo cơ quan, tổ chức giao cho một đơn vị hoặc một công chức, viên chức soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo văn bản. b) Đơn vị hoặc công chức, viên chức được giao soạn thảo văn bản có trách nhiệm thực hiện các công việc sau: -- 5 of 21 -- 5 - Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn, nơi nhận văn bản; - Thu thập, xử lý thông tin có liên quan; - Soạn thảo văn bản; - Trường hợp cần thiết, đề xuất với lãnh đạo cơ quan, tổ chức tham khảo ý kiến của các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh bản thảo; - Trình duyệt dự thảo văn bản. c) Cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản chịu trách nhiệm trước lãnh đạo UBND thị xã và trước pháp luật về bản thảo văn bản trong phạm vi chức trách, nhiệm vụ được giao.

duyệt 1. Dự thảo văn bản phải do người có thẩm quyền của các cơ quan, đơn vị kiểm tra và duyệt văn bản, trình Văn phòng HĐND và UBND thị xã kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày trước khi trình lãnh đạo UBND thị xã phê duyệt, ký ban hành. 2. Trong trường hợp dự thảo đã được lãnh đạo cơ quan, tổ chức phê duyệt nhưng thấy cần thiết phải sửa chữa, bổ sung thêm vào dự thảo thì đơn vị hoặc cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản phải trình người đã duyệt dự thảo xem xét, quyết định việc sửa chữa, bổ sung.

1. Thủ trưởng đơn vị soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm trước Chủ tịch UBND thị xã và pháp luật về độ chính xác của nội dung văn bản, ký nháy/tắt vào cuối nội dung văn bản (sau dấu./.) trước khi trình lãnh đạo cơ quan, tổ chức ký ban hành; đề xuất mức độ khẩn; đối chiếu quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật Nhà nước để xác định việc đóng dấu mật, đối tượng nhận văn bản, trình người ký văn bản quyết định. 2. Chánh Văn phòng giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức kiểm tra lần cuối và chịu trách nhiệm về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành văn bản của cơ quan, tổ chức và phải ký nháy/tắt vào vị trí cuối cùng ở “Nơi nhận”.

1. Thẩm quyền ký văn bản thực hiện theo quy định của pháp luật và Quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức. 2. Quyền hạn, chức vụ, họ và tên, chữ ký của người có thẩm quyền a) Việc ghi quyền hạn của người ký được thực hiện theo quy định tại Nghị định số 30/2020/NĐ-CP, cụ thể như sau: - Đối với các cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ Thủ trưởng, thì người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền ký tất cả văn bản của cơ quan hoặc có thể giao cho cấp phó của mình ký thay (KT.) các văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách cấp phó ký thay chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và pháp luật. - Đối với các cơ quan, tổ chức làm việc theo chế độ tập thể: đối với những vấn đề quan trọng của cơ quan, tổ chức mà theo quy định của pháp luật, phải được thảo luận tập thể và quyết định theo đa số thì việc ký văn bản do người đứng đầu cơ quan, tổ chức thay mặt (TM.) tập thể lãnh đạo ký văn bản của cơ quan, tổ chức. Cấp phó và các thành viên giữ chức vụ lãnh đạo khác được thay mặt tập thể ký thay -- 6 of 21 -- 6 (KT.) người đứng đầu cơ quan, tổ chức những văn bản theo ủy quyền của người đứng đầu và những văn bản thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách. - Ký thừa lệnh: người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao cho Chánh Văn phòng ký thừa lệnh (TL.) một số loại văn bản hành chính thông thường. Việc giao ký thừa lệnh phải được quy định cụ thể trong quy chế làm việc hoặc quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức. - Ký thừa ủy quyền: trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể ủy quyền cho người đứng đầu một đơn vị trong cơ quan, tổ chức ký thừa ủy quyền (TUQ.) một số văn bản mà mình phải ký. Việc giao ký thừa ủy quyền phải được quy định bằng văn bản và giới hạn trong một thời gian nhất định. Người được ký thừa ủy quyền không được ủy quyền lại cho người khác ký. Văn bản ký thừa ủy quyền theo thể thức và đóng dấu của cơ quan, tổ chức ủy quyền. b) Chức vụ của người ký - Chức vụ ghi trên văn bản là chức danh lãnh đạo chính thức của người ký văn bản. Chỉ ghi chức danh, không ghi lại tên cơ quan, trừ các văn bản liên ngành. - Chức vụ ghi trên văn bản của các tổ chức tư vấn, như: ban quản lý, Ban chỉ đạo, Hội đồng... của cơ quan ban hành là chức danh lãnh đạo của người ký văn bản trong Ban, Hội đồng đó. Đối với những Ban Hội đồng không được phép sử dụng con dấu của cơ quan thì chỉ ghi chức danh của người ký văn bản trong Ban hoặc Hội đồng. Trường hợp Ban hoặc Hội đồng được phép sử dụng con dấu của cơ quan thì có thể ghi thêm chức danh lãnh đạo trong cơ quan của người ký ở dưới. c) Họ và tên bao gồm: họ, chữ đệm (nếu có) và tên của người ký văn bản. Đối với những văn bản hành chính, trước họ và tên của người ký, không ghi học hàm, học vị hoặc các danh hiệu khác. 3. Không dùng bút chì, bút mực đỏ hoặc mực dễ phai để ký văn bản. Sử dụng bút có mực màu xanh để sau khi nhân bản dễ dàng nhận dạng bản gốc lưu trữ tại bộ phận văn thư cơ quan. Đối với văn bản điện tử, người có thẩm quyền thực hiện ký số. Vị trí, hình ảnh chữ ký số theo quy định tại phụ lục I Nghị định số 30/2020/NĐ-CP.

1. Các hình thức bản sao gồm: sao y, sao lục và trích sao. 2. Thể thức bản sao thực hiện theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP. 3. Việc sao y, sao lục, trích sao văn bản do lãnh đạo UBND thị xã và Chánh Văn phòng cơ quan, tổ chức quyết định. 4. Bản sao y, trích sao, sao lục được thực hiện theo đúng quy định của pháp luật có giá trị pháp lý như bản chính. 5. Bản sao chụp (photocopy cả dấu và chữ ký của văn bản chính) không thực hiện theo đúng quy định tại Khoản 1 Điều này chỉ có giá trị thông tin, tham khảo. 6. Không được sao, chụp, chuyển phát ra ngoài cơ quan, tổ chức những ý kiến ghi bên lề văn bản, ý kiến chỉ đạo trên luồng công việc của hệ thống văn bản điện tử. Trường hợp các ý kiến của lãnh đạo UBND thị xã ghi trong văn bản cần thiết cho việc giao dịch, trao đổi công tác phải được thể chế hóa bằng văn bản hành chính. 7. Thẩm quyền ký bản sao văn bản -- 7 of 21 -- 7 - Đối với bản sao văn bản sang định dạng điện tử: Văn thư Văn phòng UBND thị xã thực hiện các thủ tục sao văn bản bằng cách ký số cơ quan lên góc bên phải văn bản theo hướng dẫn tại phụ lục I Nghị định số 30/2020/NĐ-CP. - Đối với bản sao định dạng giấy: Chủ tịch UBND thị xã ủy quyền cho Chánh Văn phòng ký thừa lệnh đối với các bản sao sang dạng giấy, thể thức và kỹ thuật trình bày bản sao theo hướng dẫn tại phụ lục I Nghị định số 30/2020/NĐ-CP. Mục 2 QUẢN LÝ VĂN BẢN

1. Tất cả văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, tổ chức phải được quản lý tập trung tại Văn thư cơ quan (sau đây gọi tắt là Văn thư) để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật. Những văn bản đến không được đăng ký tại Văn thư, các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết. 2. Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ khẩn: “Hỏa tốc (kể cả “Hỏa tốc” hẹn giờ), “Thượng khẩn” và “Khẩn” (sau đây gọi chung là văn bản khẩn) phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được. Văn bản khẩn đi phải được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay sau khi văn bản được ký. 3. Văn bản, tài liệu có nội dung mang bí mật nhà nước (sau đây gọi tắt là văn bản mật) được đăng ký, quản lý theo quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước và hướng dẫn tại Quy chế này.

Tất cả văn bản đến cơ quan, tổ chức phải được quản lý theo trình tự sau: 1. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến. 2. Trình, chuyển giao văn bản đến. 3. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.

1. Tiếp nhận văn bản đến thực hiện như sau: a) Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn, trong giờ, ngoài giờ làm việc, Văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận. b) Đối với văn bản đến được chuyển phát qua máy fax hoặc qua mạng, Văn thư phải kiểm tra về số lượng văn bản, số trang của mỗi văn bản; trường hợp phát hiện có sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết. Trong trường hợp cần thiết, có thể in ra và làm thủ tục đóng dấu đến vào bản chính và làm thủ tục đăng ký (số đến, ngày đến là số và ngày đã đăng