Quyết định Về việc ban hành Quy chế về công tác trực ban, họp và ban hành công điện

họp và ban hành công điện chỉ đạo, điều hành phòng, chống thiên tai tại Sở Nông nghiệp và Môi trường.

-- 1 of 31 -- 2 Chi cục Quản lý tài nguyên nước và Thủy lợi, Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./. KT. CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH Trần Nam Hưng -- 2 of 31 -- ỦY BAN NHÂN DÂN THÀN H PHỐ ĐÀ NẴNG CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc QUY CHẾ Công tác trực ban, họp và ban hành công điện chỉ đạo, điều hành phòng, chống thiên tai tại Sở Nông nghiệp và Môi trƢờng (Ban hành kèm theo Quyết định số 3302/QĐ-UBND ngày 30 /12/2025 của Chủ tịch UBND thành phố Đà Nẵng) ChƢơng I QUY ĐỊNH CHUNG

1. Phạm vi điều chỉnh Quy chế này quy định chi tiết về công tác trực ban, họp và ban hành công điện, văn bản chỉ đạo phòng, chống thiên tai và trách nhiệm của các cơ quan, tổ chức, cá nhân thực hiện nhiệm vụ tham mưu tổ chức theo dõi, giám sát, chỉ đạo triển khai công tác phòng, chống thiên tai tại Chi cục Quản lý tài nguyên nước và Thủy lợi, Văn phòng Sở Nông nghiệp và Môi trường, các đơn vị trực thuộc Sở Nông nghiệp và Môi trường; công tác thông tin, báo cáo phục vụ tham mưu cho Sở Nông nghiệp và Môi trường thực hiện nhiệm vụ chủ trì, tham mưu cho Ban Chỉ huy Phòng thủ dân sự thành phố về công tác phòng, chống thiên tai. 2. Đối tƢợng áp dụng Thủ trưởng các sở, ban, ngành, Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp xã, Trưởng Ban Chỉ huy Phòng thủ dân sự cấp xã và công chức, viên chức, người lao động của Sở Nông nghiệp và Môi trường và các đơn vị trực thuộc Sở Nông nghiệp và Môi trường. ChƢơng II CÔNG TÁC TRỰC BAN

1. Công tác trực ban phòng, chống thiên tai là công việc phải thực hiện thường xuyên, để tiếp nhận, xử lý thông tin, báo cáo, tham mưu phục vụ chỉ đạo điều hành phòng, chống thiên tai trên địa bàn thành phố Đà Nẵng nhằm đảm bảo an toàn tính mạng, tài sản của Nhà nước và Nhân dân. 2. Trực thường xuyên: thực hiện theo quy định tại Điều 5 của Quy chế này. 3. Trực tăng cường: Bổ sung lực lượng cho trực thường xuyên để đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ khi dự báo, cảnh báo có thiên tai lớn (cấp độ 2 trở lên) có thể -- 3 of 31 -- 4 xảy ra ảnh hưởng trực tiếp đến địa bàn thành phố Đà Nẵng để đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ.

1. Trực lãnh đạo Ban Chỉ huy Phòng thủ dân sự thành phố: Giám đốc Sở Nông nghiệp và Môi trường - Phó Trưởng ban; Phó Giám đốc Sở Nông nghiệp và Môi trường - Ủy viên thường trực. 2. Trực lãnh đạo Chi cục Quản lý tài nguyên nước và Thủy lợi: Chi cục trưởng, các Phó Chi cục trưởng. 3. Trực tổng hợp, chuyên môn, nghiệp vụ: Công chức thuộc Chi cục Quản lý tài nguyên nước và Thủy lợi. 4. Trực chuyên môn theo từng lĩnh vực: Công chức, viên chức thuộc Văn phòng Sở và các đơn vị trực thuộc Sở Nông nghiệp và Môi trường. 5. Trực hành chính, văn thư, hậu cần tại Văn phòng Sở; Chi cục Quản lý tài nguyên nước và Thủy lợi. 6. Công tác phòng, chống thiên tai tại hiện trường.

1. Trực lãnh đạo Ban Chỉ huy Phòng thủ dân sự thành phố: Giám đốc Sở Nông nghiệp và Môi trường - Phó Trưởng ban; Phó Giám đốc Sở Nông nghiệp và Môi trường - Ủy viên thường trực: chỉ đạo ứng phó thiên tai. 2. Trực lãnh đạo Chi cục Quản lý tài nguyên nước và Thủy lợi: 01 người. 3. Trực tổng hợp, chuyên môn, nghiệp vụ: 01 người. 4. Trực chuyên môn theo từng lĩnh vực tại Văn phòng Sở và các đơn vị trực thuộc Sở Nông nghiệp và Môi trường: Mỗi đơn vị bố trí 01 cán bộ trực ban. 5. Trực hành chính, văn thư, hậu cần: 01 người vào ngày thường; vào ngày nghỉ, ngày Lễ, Tết, bố trí thêm trực lái xe, trực văn thư thuộc Văn phòng Sở Nông nghiệp và Môi trường. 6. Công tác phòng, chống thiên tai tại hiện trường: Căn cứ tình hình thiên tai, yêu cầu công tác chỉ đạo hiện trường, lãnh đạo Chi cục Quản lý tài nguyên nước và Thủy lợi phụ trách ca trực đề xuất số lượng chuyên viên tham gia đoàn công tác báo cáo Chi cục trưởng Chi cục Quản lý tài nguyên nước và Thủy lợi, Lãnh đạo Sở Nông nghiệp và Môi trường xem xét, quyết định. 7. Trực tăng cường: a) Tùy theo mức độ, diễn biến của thiên tai mà thời gian ca trực có thể thay đổi, số người trực được tăng cường thêm kể cả trực lãnh đạo. b) Lãnh đạo Chi cục Quản lý tài nguyên nước và Thủy lợi căn cứ vào danh sách chuyên viên trực ban và loại hình thiên tai theo cấp độ rủi ro thiên tai, tình hình thực tế và diễn biến của thiên tai để phân công lịch trực tăng cường. -- 4 of 31 -- 5 c) Ngoài ra, để thực hiện nhiệm vụ tham mưu công tác phòng, chống thiên tai, trong trường hợp cần thiết Chi cục trưởng Chi cục Quản lý tài nguyên nước và Thủy lợi tham mưu Giám đốc Sở Nông nghiệp và Môi trường huy động công chức, viên chức tại các đơn vị trực thuộc Sở có liên quan để phối hợp, hỗ trợ. d) Ca trực tăng cường phải được phân công rõ người, rõ ca và thời gian cụ thể, đảm bảo không trùng lặp với các ca trực thường xuyên.

1. Thời gian trực a) Chi cục Quản lý tài nguyên nước và Thủy lợi tổ chức trực ban theo lịch trực được phân công hàng tháng, cụ thể: - Từ 01/01 đến hết 04/5 hằng năm: trực theo chế độ 12/24 giờ (từ 07h30’ sáng đến 21h30’ cùng ngày); trường hợp xảy ra thiên tai, tổ chức trực đột xuất 24/24 giờ để ứng phó với thiên tai bất thường xảy ra. - Từ ngày 05/5 đến hết ngày 31/12 hằng năm: trực theo chế độ 24/24 giờ. - Thời gian ca trực: + Ngày bình thường: phân làm 05 ca trực: Ca sáng từ 07h30’ đến 11h30’ Ca trưa từ 11h30’ đến 13h30’ Ca chiều từ 13h30’ đến 17h30’ Ca tối từ 17h30’ đến 21h30’ Ca đêm từ 21h30’ đến 07h30’ sáng hôm sau. + Thứ 7, Chủ nhật, ngày lễ: phân làm 04 ca Ca sáng từ 07h30’ đến 12h30’ Ca chiều từ 12h30’ đến 17h30’ Ca tối từ 17h30’ đến 21h30’ Ca đêm từ 21h30’ đến 07h30’ sáng hôm sau. b) Văn phòng Sở, các đơn vị trực thuộc Sở Nông nghiệp và Môi trường tổ chức trực ban 24/24 giờ trong thời gian xảy ra thiên tai (từ khi có thông tin dự báo về thiên tai đến khi kết thúc đợt thiên tai). 2. Địa điểm trực a) Chi cục Quản lý tài nguyên nước và Thủy lợi tổ chức trực ban tại địa chỉ số 353 đường Lê Thanh Nghị, phường Hòa Cường, thành phố Đà Nẵng. b) Văn phòng Sở, các đơn vị trực thuộc của Sở Nông nghiệp và Môi trường tổ chức trực ban tại trụ sở của đơn vị. c) Trung tâm Hành chính thành phố (khi có yêu cầu, chỉ đạo của Lãnh đạo UBND thành phố).

-- 5 of 31 -- 6 1. Nhiệm vụ chung a) Tiếp nhận thông tin - Theo dõi, cập nhật bản tin dự báo, cảnh báo thiên tai từ Đài Khí tượng thuỷ văn Trung Bộ, Trung tâm Dự báo khí tượng thủy văn Quốc gia, Viện các Khoa học trái đất, các cơ quan dự báo liên quan và tham khảo các thông tin từ các cơ quan dự báo quốc tế, khu vực; hệ thống cảnh báo, quan trắc khí tượng thủy văn chuyên dùng của thành phố và Cục Quản lý đê điều và phòng, chống thiên tai. Thông tin từ các cơ quan thông tấn, báo chí, truyền hình đóng trên địa bàn thành phố về tình hình thiên tai, thiệt hại, các hoạt động phòng, chống thiên tai. - Tiếp nhận các chỉ đạo của Cục Quản lý đê điều và phòng, chống thiên tai, Bộ Nông nghiệp và Môi trường, Ban Chỉ đạo Phòng thủ dân sự Quốc gia. - Tiếp nhận, xử lý thông tin (qua fax, email, Zalo, điện thoại, văn bản trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành gửi đến Chi cục Quản lý tài nguyên nước và Thủy lợi; email: [email protected]; [email protected]) về tình hình thiên tai, thiệt hại, các hoạt động phòng, chống thiên tai từ các sở ngành, địa phương, cơ quan liên quan để tổng hợp, theo dõi báo cáo, đề xuất các giải pháp cần thiết. - Cung cấp thông tin về tình hình thiên tai và công tác chỉ đạo ứng phó, khắc phục đến các tổ chức, cá nhân liên quan; kiểm tra xác nhận việc cung cấp thông tin tại các nơi gửi đến. - Tiếp nhận và triển khai các chỉ đạo từ lãnh đạo Chi cục Quản lý tài nguyên nước và Thủy lợi, Sở Nông nghiệp và Môi trường và Ban Chỉ huy Phòng thủ dân sự thành phố, báo cáo kết quả thực hiện. - Cập nhật báo cáo, công điện, văn bản chỉ đạo, các bản tin dự báo, cảnh báo thiên tai lên Website của Ban Chỉ huy Phòng thủ dân sự thành phố (trang thông tin về công tác phòng chống thiên tai) và Sở Nông nghiệp và Môi trường thành phố. - Tiếp nhận, quản lý sử dụng, bàn giao tài sản, trang thiết bị tại phòng trực ban trước, sau ca trực. - Ghi sổ trực ban theo quy định. b) Phân tích thông tin - Phân tích tình hình thiên tai, tổng hợp phương án sơ tán dân dự kiến của các địa phương. - Xác định đối tượng, vùng nguy cơ có khả năng bị ảnh hưởng, tác động của thiên tai (dân cư, vùng trồng trọt, chăn nuôi, tàu thuyền và ngư dân, các hoạt động sản xuất khác...). c) Xử lý thông tin - Tham mưu Sở Nông nghiệp và Môi trường thành phố, Ban Chỉ huy phòng thủ dân sự thành phố, UBND thành phố ban hành văn bản chỉ đạo ứng -- 6 of 31 -- 7 phó các tình huống thiên tai kịp thời. - Phối hợp với các sở, ngành, địa phương kiểm tra, xác minh các thông tin liên quan về tình hình, công tác phòng, chống thiên tai nhất là tình hình thiệt hại khi thông tin chưa đầy đủ, rõ ràng. - Báo cáo lãnh đạo Chi cục Quản lý tài nguyên nước và Thủy lợi phụ trách ca trực về các thông tin liên quan đến công tác phòng, chống thiên tai trên địa bàn thành phố. - Chuẩn bị dự thảo giấy mời, báo cáo nhanh, báo cáo đột xuất khác theo yêu cầu của lãnh đạo Chi cục Quản lý tài nguyên nước và Thủy lợi, Sở Nông nghiệp và Môi trường thành phố, Ban Chỉ huy Phòng thủ dân sự thành phố. d) Phát hành văn bản - Sau khi văn bản được ban hành, cán bộ trực ban có trách nhiệm chuyển phát thông tin, báo cáo đến các cơ quan, đơn vị liên quan để phối hợp triển khai thực hiện thông qua các hình thức: Gửi qua Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành; Fax, email, zalo... - Trong trường hợp văn bản cần phát hành hoả tốc thì ngoài hình thức phát hành văn bản nêu trên, cán bộ trực ban phải điện thoại trực tiếp cho các cơ quan, đơn vị, cá nhân liên quan để thông báo, báo cáo. đ) Phối hợp với Văn phòng Ban Chỉ huy Phòng thủ dân sự thành phố, Văn phòng UBND thành phố và các đơn vị liên quan để đảm bảo thông tin và biện pháp chỉ đạo, ứng phó thiên tai được triển khai đồng bộ. 2. Nhiệm vụ cụ thể a) Trực phòng, chống thiên tai - Khi có các tình huống thiên tai xảy ra, ca trực có trách nhiệm tham mưu các văn bản, báo cáo về công tác phòng, chống thiên tai trình lãnh đạo Chi cục Quản lý tài nguyên nước và Thủy lợi báo cáo lãnh đạo Sở Nông nghiệp và Môi trường xem xét ban hành. - Trường hợp xuất hiện tình huống khẩn cấp về thiên tai, trên cơ sở kiến nghị của các cơ quan, địa phương liên quan, tham mưu lãnh đạo Sở Nông nghiệp và Môi trường báo cáo đề xuất Chủ tịch UBND thành phố xem xét công bố tình huống và chỉ đạo các biện pháp khẩn cấp để ứng phó và khắc phục hậu quả thiên tai (theo quy định tại Điều 12 Nghị định số 66/2021/NĐ-CP ngày 06/7/2021 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Phòng, chống thiên tai và Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Phòng, chống thiên tai và Luật Đê điều và các Văn bản quy định của UBND thành phố) hoặc ban bố phòng thủ dân sự cấp độ 2 khi tình huống thiên tai vượt quá khả năng, điều kiện ứng phó, khắc phục hậu quả của lực lượng và chính quyền địa phương cấp xã (theo quy định tại khoản 2 Điều 14 Nghị định số 200/2025/NĐ-CP ngày 09/7/2025 của Chính phủ Quy định chi tiết một số điều của Luật Phòng thủ dân sự). -- 7 of 31 -- 8 - Thường xuyên cập nhật tình hình diễn biến thiên tai từ Trung tâm dự báo Khí tượng Thủy văn Quốc gia, Đài Khí tượng Thuỷ văn Trung Bộ, các phần mềm cơ sở dữ liệu chuyên dùng như (http://vndms.dmptc.gov.vn, Vrain.vn; Vfass.vn...) báo cáo lãnh đạo Sở Nông nghiệp và Môi trường và chuyển đến các địa phương, đơn vị liên quan để theo dõi, xử lý (thông qua email, zalo, điện thoại trực tiếp). - Tổng hợp tình hình triển khai công tác ứng phó, thiệt hại và khắc phục thiệt hại do thiên tai gây ra (nếu có) tại các địa phương, đơn vị trong báo cáo nhanh hằng ngày, báo cáo cấp trên theo quy định. - Tiếp nhận thông tin về phòng, chống thiên tai từ các báo, đài và người dân (nếu có), phối hợp với các địa phương liên quan để xử lý và báo cáo lãnh đạo ca trực. - Tham mưu các văn bản liên quan khác theo chỉ đạo của lãnh đạo UBND thành phố, Ban Chỉ huy phòng thủ dân sự thành phố và Sở Nông nghiệp và Môi trường thành phố. - Theo dõi tàu, thuyền: Trên cơ sở thông tin về diễn biến áp thấp nhiệt đới/bão xuất hiện trên Biển Đông của các cơ quan khí tượng thủy văn và chỉ đạo của Trung ương, Ban Chỉ huy Phòng thủ dân sự thành phố, chuyên viên trực ban tiếp nhận thông tin, báo cáo của Ban Chỉ huy Bộ đội Biên phòng thành phố, Chi cục Biển đảo và Thủy sản, Ban Quản lý Âu thuyền và Cảng cá Thọ Quang... để tổng hợp trong báo cáo nhanh hằng ngày, báo cáo cấp trên theo quy định. - Ghi chép đầy đủ thông tin ca trực để bàn giao cho ca trực sau. b) Trực theo dõi, tham mưu vận hành hồ chứa nước - Đối với các hồ thủy điện Phối hợp với Phòng Đê điều và Phòng chống thiên tai (thuộc Chi cục Quản lý tài nguyên nước và Thủy lợi) theo dõi thông tin, vận hành, điều tiết các hồ chứa tham mưu cho Chi cục trưởng Chi cục Quản lý tài nguyên nước và Thủy lợi (hoặc Lãnh đạo Chi cục được phân công nhiệm vụ) tham mưu cho Ủy viên thường trực Ban Chỉ huy Phòng thủ dân sự thành phố (Phó Giám đốc Sở Nông nghiệp và Môi trường) được ủy quyền hoặc người có thẩm quyền ký duyệt văn bản về vận hành điều tiết các hồ chứa thủy điện theo Quyết định số 1865/QĐ-TTg ngày 23/12/2019 của Thủ tướng Chính phủ về việc ban hành Quy trình vận hành liên hồ chứa trên lưu vực sông Vu Gia - Thu Bồn. - Đối với hồ chứa thủy lợi Phối hợp với Phòng Thủy lợi và Nước sạch nông thôn thường xuyên theo dõi tình hình khí tượng thủy văn, mực nước, lượng mưa và công tác vận hành của các hồ chứa thủy lợi để kịp thời tham mưu cho Chi cục trưởng Chi cục Quản lý tài nguyên nước và Thủy lợi (hoặc Lãnh đạo Chi cục được phân công nhiệm vụ) tham mưu cho Ủy viên thường trực Ban Chỉ huy Phòng thủ dân sự thành phố (Phó Giám đốc Sở Nông nghiệp và Môi trường) được ủy quyền hoặc người có thẩm quyền ký duyệt văn bản về vận hành các hồ thủy lợi theo quy định -- 8 of 31 -- 9 c) Trực ban phòng, chống thiên tai tại hiện trường, Ban tiền phương - Cập nhật tin tức, thường xuyên theo dõi, nắm bắt mọi thông tin tại hiện trường, Ban tiền phương để báo cáo lãnh đạo Ban Chỉ huy Phòng thủ dân sự thành phố, lãnh đạo Sở Nông nghiệp và Môi trường, lãnh đạo Chi cục Quản lý tài nguyên nước và Thủy lợi chỉ đạo, xử lý. - Thường xuyên giữ thông tin liên lạc với chuyên viên trực phòng, chống thiên tai tại trụ sở Chi cục Quản lý tài nguyên nước và Thủy lợi để nắm bắt kịp thời các thông tin, chỉ đạo điều hành, cập nhật, cung cấp thông tin về diễn biến thiên tai và tình hình thực tế tại hiện trường, Ban tiền phương. - Chuẩn bị báo cáo phục vụ công tác chỉ đạo và các cuộc họp của đoàn công tác tại hiện trường, Ban tiền phương; trường hợp khác phối hợp với ca trực tại trụ sở Chi cục Quản lý tài nguyên nước và Thủy lợi để chuẩn bị báo cáo theo yêu cầu của lãnh đạo Ban Chỉ huy Phòng thủ dân sự thành phố và lãnh đạo Sở Nông nghiệp và Môi trường. - Xử lý các tình huống tại hiện trường, Ban tiền phương theo chỉ đạo, phân công cụ thể của trưởng đoàn. 3. Trách nhiệm cụ thể đối với các thành phần của ca trực a) Lãnh đạo Chi cục Quản lý tài nguyên nước và Thủy lợi phụ trách ca trực - Chỉ đạo việc thực hiện nhiệm vụ của ca trực, theo dõi, nắm bắt các thông tin có liên quan đến tình hình thiên tai và công tác chỉ đạo ứng phó, khắc phục hậu quả. - Chủ động chỉ đạo hoặc tham mưu kịp thời cho Lãnh đạo Ban Chỉ huy Phòng thủ dân sự thành phố; UBND thành phố ban hành các văn bản chỉ đạo các biện pháp ứng phó với các tình huống thiên tai. - Đề nghị bổ sung thành phần ca trực để đáp ứng yêu cầu công tác (tùy diễn biến thiên tai hoặc phục vụ công tác hiện trường,…); điều chỉnh phân công nhiệm vụ phục vụ công tác trực phòng, chống thiên tai. Khi thiên tai đạt cấp độ 2 trở lên, Chi cục trưởng báo cáo Giám đốc Sở Nông nghiệp và Môi trường huy động thêm cán bộ các phòng, ban có liên quan thuộc Sở tham gia trực tăng cường. - Đề xuất và chỉ đạo công tác chuẩn bị phục vụ các cuộc họp điều hành ứng phó với các tình huống thiên tai của Ban Chỉ huy Phòng thủ dân sự thành phố. - Ký báo cáo hằng ngày về công tác triển khai ứng phó và thiệt hại do thiên tai gây ra của Chi cục Quản lý tài nguyên nước và Thủy lợi; ký nháy các văn bản chỉ đạo ứng phó thiên tai của Ban Chỉ huy Phòng thủ dân sự do Sở Nông nghiệp và Môi trường tham mưu ban hành; kiểm soát nội dung tin nhắn và các thông tin, báo cáo trước khi đăng tải lên Website của Ban Chỉ huy Phòng thủ dân sự thành phố (trang thông tin về công tác phòng chống thiên tai), trang facebook Thông tin Phòng chống thiên tai thành phố Đà Nẵng và Sở Nông nghiệp và Môi trường thành phố. - Báo cáo tổng hợp tình hình ứng phó với thiên tai trong cuộc họp do -- 9 of 31 -- 10 Lãnh đạo Ban Chỉ huy Phòng thủ dân sự thành phố chủ trì. b) Nhiệm vụ của chuyên viên tổng hợp, chuyên môn, nghiệp vụ: - Có mặt liên tục tại phòng trực ban theo lịch và thời gian quy định. Nếu có lý do đặc biệt không đến trực được thì phải báo lãnh đạo để phân công người trực thay (không được tự ý bỏ giờ trực). - Chịu trách nhiệm toàn diện về kết quả thực hiện nhiệm vụ của ca trực; tiếp nhận thông tin từ ca trực trước, nắm bắt tình hình thiên tai đã, đang và sẽ diễn ra; tham mưu kịp thời cho lãnh đạo Chi cục phụ trách ca trực; tổ chức bàn giao nội dung cần thiết tiếp tục triển khai, tài sản, thiết bị, hồ sơ, tài liệu cho ca trực sau. - Báo cáo, đề xuất xử lý nhanh chóng, kịp thời, chính xác các tình huống và tiếp nhận chỉ đạo từ lãnh đạo ca trực để triển khai thực hiện. - Khai thác, sử dụng thành thạo các phần mềm, trang thiết bị, công cụ hỗ trợ tại phòng trực ban. - Thông báo, gửi giấy mời đến các tổ chức, cá nhân tham dự cuộc họp và chuẩn bị tài liệu họp chỉ đạo điều hành ứng phó khi có tình huống thiên tai. - Chịu trách nhiệm dự thảo các báo cáo, văn bản thuộc nhiệm vụ chung của ca trực. - Tổng hợp tình hình thiên tai, thiệt hại; trình ký ban hành và báo cáo, đề xuất để xử lý kịp thời các vấn đề liên quan. (Chi tiết theo Phụ lục IV. Nhiệm vụ của chuyên viên tổng hợp, chuyên môn, nghiệp vụ) c) Trực hành chí