Quyết định số 170/2025/QĐ-UBND Ban hành Quy định về công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn thành phố Hải Phòng

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy định về công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn thành phố Hải Phòng.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày 23 tháng 9 năm 2025 và thay thế Quyết định số 28/2021/QĐ-UBND ngày 22 tháng 9 năm 2021 của Ủy ban nhân dân thành phố Hải Phòng ban hành Quy định về công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn thành phố Hải Phòng và Quyết định số 57/2020/QĐ-UBND ngày 21 tháng 12 năm 2020 của Uỷ ban nhân dân tỉnh Hải Dương ban hành Quy định về công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh Hải Dương.

Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân thành phố, Giám đốc Sở Nội vụ; Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử thành phố; Chủ tịch Uỷ ban nhân dân các xã, phường, đặc khu và các cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./. Nơi nhận: - Như Điều 3; - Bộ Nội vụ; - Vụ Pháp chế - Bộ Nội vụ; - Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước - Bộ Nội vụ; - Cục KTVB&QLXLVPHC - Bộ Tư pháp; - Thường trực: Thành ủy, HĐND thành phố; - Chủ tịch, các PCT UBND thành phố; - Đoàn ĐBQH&HĐND TP; - Các PCVP UBND TP; - Các sở, ban, ngành; - UBND các xã, phường, đặc khu; - Các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử thành phố; - Báo và PTTH Hải Phòng; - Cổng TTĐT TP, Công báo TP; - Phòng NVKTGS; - Lưu: VT, P.T.Anh. TM. ỦY BAN NHÂN DÂN KT. CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH (Đã ký) Hoàng Minh Cường ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HẢI PHÒNG CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tựa do - Hạnh phúc QUY ĐỊNH VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HẢI PHÒNG (Ban hành kèm theo Quyết định số 170/2025/QĐ-UBND)

Chương I QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh, đối tượng áp dụng 1. Phạm vi điều chỉnh a) Quy định này quy định về công tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ và hoạt động nghiệp vụ văn thư, lưu trữ trên địa bàn thành phố Hải Phòng. b) Quy định này không điều chỉnh đối với việc quản lý văn bản mật, vật chứa bí mật nhà nước. c) Các nội dung khác không được quy định tại Quy định này thì thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành về công tác văn thư, lưu trữ. 2. Đối tượng áp dụng Cơ quan nhà nước, doanh nghiệp nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập (sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức) và tổ chức, cá nhân có liên quan.

Chương I QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 2. Giải thích từ ngữ 1. “Hồ sơ” là tập hợp các văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi, chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân. 2. “Tài liệu lưu trữ số” là tài liệu được tạo lập bằng phương pháp dùng tín hiệu số bao gồm tài liệu lưu trữ tạo lập dạng số và bản số hóa tài liệu lưu trữ. 3. “Hệ thống văn phòng điện tử thành phố” là giải pháp kỹ thuật, công nghệ kết nối liên thông điều hành, gửi nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan tổ chức với trục liên thông văn bản quốc gia (sau đây gọi chung là Hệ thống).

Chương I QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 3. Nguyên tắc quản lý công tác văn thư, lưu trữ và trách nhiệm quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ trên địa bàn thành phố Hải Phòng 1. Công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn thành phố Hải Phòng được thực hiện thống nhất theo quy định của pháp luật và quy định này. 2. Ủy ban nhân dân thành phố thống nhất quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ trên địa bàn thành phố. 3. Sở Nội vụ tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân thành phố thực hiện công tác quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ trên địa bàn thành phố và quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử thành phố. 4. Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ trên địa bàn cấp xã. 5. Tổ chức và nhiệm vụ quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ của Ủy ban nhân dân thành phố và Ủy ban nhân dân cấp xã thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành.

Chương I QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 4. Trách nhiệm quản lý và thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan, tổ chức 1. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm tổ chức xây dựng, ban hành, chỉ đạo việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật hiện hành. Kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư, lưu trữ đối với các đơn vị trực thuộc (nếu có), giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về văn thư, lưu trữ theo thẩm quyền. Chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc triển khai và tổ chức thực hiện các quy định về công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan. 2. Chánh Văn phòng (Trưởng phòng Phòng Hành chính) giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức triển khai và tổ chức thực hiện các quy định về công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan, tổ chức. Chịu trách nhiệm trước thủ trưởng cơ quan và trước pháp luật về việc triển khai và tổ chức thực hiện các quy định về công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan, tổ chức. 3. Trưởng các phòng/ban/đơn vị thuộc cơ quan, tổ chức có trách nhiệm triển khai thực hiện các quy định của pháp luật, của cơ quan về công tác văn thư, lưu trữ; chịu trách nhiệm trước thủ trưởng cơ quan và trước pháp luật về việc chấp hành các quy định trong công tác văn thư, lưu trữ tại đơn vị mình quản lý. 4. Công chức, viên chức, người được giao nhiệm vụ làm công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan, đơn vị phải thực hiện đầy đủ, nghiêm túc các nhiệm vụ theo quy định; chịu trách nhiệm trước thủ trưởng đơn vị, thủ trưởng cơ quan và trước pháp luật về việc thực hiện các nhiệm vụ được giao. 5. Công chức, viên chức, người được giao thực hiện nhiệm vụ tại cơ quan, đơn vị có trách nhiệm thực hiện đầy đủ, nghiêm túc các quy định của pháp luật, của cơ quan về công tác văn thư, lưu trữ. Chịu trách nhiệm trước thủ trưởng đơn vị, thủ trưởng cơ quan về việc chấp hành các quy định trong công tác văn thư, lưu trữ của mình.

Chương I QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 5. Tổ chức, nhiệm vụ và yêu cầu đối với người làm văn thư, lưu trữ cơ quan, tổ chức 1. Tổ chức Căn cứ khối lượng công việc, quy định về cơ cấu tổ chức của từng cơ quan, tổ chức, người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định thành lập bộ phận hoặc phòng, bố trí nhân sự chuyên trách hoặc kiêm nhiệm các công việc thuộc lĩnh vực văn thư, lưu trữ. 2. Nhiệm vụ a) Nhiệm vụ của văn thư cơ quan: Thực hiện các nhiệm vụ theo quy định tại Khoản 3

Chương I QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 6. Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 3 năm 2020 của Chính phủ về công tác văn thư. b) Nhiệm vụ của lưu trữ hiện hành: Thực hiện các nhiệm vụ theo quy định tại Khoản 1

Chương I QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 12. Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15. c) Nhiệm vụ của lưu trữ lịch sử: Thực hiện các nhiệm vụ theo quy định tại khoản 2

Chương I QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 12. Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15. 3. Người làm văn thư, lưu trữ a) Trường hợp bổ nhiệm ngạch công chức chuyên ngành văn thư và chức danh nghề nghiệp viên chức chuyên ngành lưu trữ phải đảm bảo yêu cầu theo quy định tại Thông tư số 02/2021/TT-BNV ngày 11/6/2021 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định mã số, tiêu chuẩn chuyên môn nghiệp vụ và xếp lương đối với ngạch công chức chuyên ngành hành chính và công chức chuyên ngành văn thư; Thông tư số 06/2022/TT-BNV ngày 28/6/2022 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ sửa đổi, bổ sung một số điều của Thông tư số 02/2021/TT-BNV ngày 11/6/2021 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định mã số, tiêu chuẩn chuyên môn nghiệp vụ và xếp lương đối với ngạch công chức chuyên ngành hành chính và công chức chuyên ngành văn thư và Thông tư số 07/2022/TT-BNV ngày 31/8/2022 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định chức danh, mã số, tiêu chuẩn chức danh nghề nghiệp, thi hoặc xét thăng hạng, bổ nhiệm và xếp lương viên chức chuyên ngành lưu trữ. b) Người làm công tác văn thư, lưu trữ được hưởng đầy đủ các chế độ ưu đãi ngành, nghề, công việc đặc thù, phụ cấp theo quy định.

Chương II Nghị định số 30/2020/NĐ-CP. b) Văn bản quy phạm pháp luật: Thực hiện theo quy định tại Phụ lục I kèm theo Nghị định số 187/2025/NĐ-CP ngày 01/7/2025 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 78/2025/NĐ-CP ngày 01/4/2025 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp để tổ chức, hướng dẫn thi hành Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật và Nghị định số 79/2025/NĐ-CP ngày 01/4/2025 của Chính phủ về kiểm tra, rà soát, hệ thống hóa và xử lý văn bản quy phạm pháp luật. c) Văn bản chuyên ngành: Thực hiện theo quy định của cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực (Bộ/cơ quan ngang Bộ). Trường hợp ngành, lĩnh vực không có quy định thì thực hiện theo quy định của Nghị định số 30/2020/NĐ-CP. 2. Soạn thảo và ký ban hành văn bản a) Việc soạn thảo văn bản, duyệt bản thảo, ký ban hành văn bản hành chính thực hiện theo quy định tại Điều 10, Điều 11,

Điều 13. Nghị định số 30/2020/NĐ-CP. b) Việc xây dựng, soạn thảo, trình văn bản quy phạm pháp luật thực hiện theo quy định của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật và các văn bản hướng dẫn thi hành. c) Việc soạn thảo văn bản, duyệt bản thảo, ký ban hành văn bản chuyên ngành thực hiện theo quy định của pháp luật chuyên ngành. Trường hợp ngành, lĩnh vực không có quy định thì thực hiện theo quy định của Nghị định số 30/2020/NĐ-CP. d) Người đứng đầu đơn vị soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật về nội dung văn bản. đ) Người được giao trách nhiệm kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và trước pháp luật về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản. Việc giao nhiệm vụ kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản phải được quy định trong Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức. 3. Đăng ký văn bản đi a) Việc đăng ký văn bản phải đảm bảo đầy đủ, chính xác các thông tin cần thiết của văn bản đi. b) Văn thư cơ quan cấp số, ngày tháng năm vào dự thảo văn bản bằng chức năng của Hệ thống. c) Văn bản được đăng ký bằng Hệ thống, hàng tháng phải được in ra giấy đầy đủ các trường thông tin theo mẫu Sổ đăng ký văn bản đi, đóng sổ để quản lý. 4. Phát hành và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi thực hiện theo quy định tại

Chương II Nghị định số 30/2020/NĐ-CP. b) Văn bản quy phạm pháp luật: Thực hiện theo quy định tại Phụ lục I kèm theo Nghị định số 187/2025/NĐ-CP ngày 01/7/2025 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 78/2025/NĐ-CP ngày 01/4/2025 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp để tổ chức, hướng dẫn thi hành Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật và Nghị định số 79/2025/NĐ-CP ngày 01/4/2025 của Chính phủ về kiểm tra, rà soát, hệ thống hóa và xử lý văn bản quy phạm pháp luật. c) Văn bản chuyên ngành: Thực hiện theo quy định của cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực (Bộ/cơ quan ngang Bộ). Trường hợp ngành, lĩnh vực không có quy định thì thực hiện theo quy định của Nghị định số 30/2020/NĐ-CP. 2. Soạn thảo và ký ban hành văn bản a) Việc soạn thảo văn bản, duyệt bản thảo, ký ban hành văn bản hành chính thực hiện theo quy định tại Điều 10, Điều 11,

Điều 18. Nghị định số 30/2020/NĐ-CP a) Văn bản điện tử sau khi được cấp có thẩm quyền phê duyệt, ký ban hành, ký số theo đúng quy định của pháp luật gửi cho bên nhận thông qua Hệ thống. b) Trường hợp phát hành văn bản số hóa từ văn bản giấy: Văn thư thực hiện số hóa văn bản và ký số của cơ quan, tổ chức theo quy định. 5. Lưu văn bản đi a) Việc lưu văn bản đi thực hiện theo quy định tại

Chương II Nghị định số 30/2020/NĐ-CP. b) Văn bản quy phạm pháp luật: Thực hiện theo quy định tại Phụ lục I kèm theo Nghị định số 187/2025/NĐ-CP ngày 01/7/2025 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 78/2025/NĐ-CP ngày 01/4/2025 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp để tổ chức, hướng dẫn thi hành Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật và Nghị định số 79/2025/NĐ-CP ngày 01/4/2025 của Chính phủ về kiểm tra, rà soát, hệ thống hóa và xử lý văn bản quy phạm pháp luật. c) Văn bản chuyên ngành: Thực hiện theo quy định của cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực (Bộ/cơ quan ngang Bộ). Trường hợp ngành, lĩnh vực không có quy định thì thực hiện theo quy định của Nghị định số 30/2020/NĐ-CP. 2. Soạn thảo và ký ban hành văn bản a) Việc soạn thảo văn bản, duyệt bản thảo, ký ban hành văn bản hành chính thực hiện theo quy định tại Điều 10, Điều 11,

Điều 19. Nghị định số 30/2020/NĐ-CP. b) Trường hợp văn bản đi được dịch ra tiếng nước ngoài hoặc tiếng dân tộc thiểu số, ngoài bản lưu bằng tiếng Việt phải kèm theo bản dịch chính xác nội dung bảng tiếng nước ngoài hoặc tiếng dân tộc thiểu số.

Chương III Nghị định số 30/2020/NĐ-CP. 2. Đối với văn bản có thông báo thu hồi, bên nhận có trách nhiệm hủy văn bản giấy hoặc văn bản điện tử trên Hệ thống.

Điều 33. Nghị định số 30/2020/NĐ-CP và quy định của pháp luật hiện hành có liên quan đến việc quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật. 2. Trường hợp cơ quan, tổ chức có nhiều người làm văn thư thì người đứng đầu cơ quan, tổ chức phải xác định một cá nhân cụ thể để giao quản lý con dấu/thiết bị lưu khóa bí mật. Việc giao con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật cơ quan, tổ chức phải được thể hiện bằng văn bản. 3. Văn thư cơ quan chỉ giao con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức cho người khác sau khi được thực hiện bằng văn bản của người đứng đầu cơ quan, tổ chức hoặc người được ủy quyền. Việc bàn giao con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức phải được lập biên bản và lưu tại văn thư cơ quan. 4. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định mang con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, tổ chức ra khỏi trụ sở để giải quyết công việc và phải được thực hiện bằng văn bản cụ thể.

Chương VI Thông tư số 05/2025/TT-BNV. 4. Mang tài liệu lưu trữ ra ngoài lưu trữ hiện hành, lưu trữ lịch sử thực hiện theo quy định tại

Điều 41. Thông tư số 06/2025/TT-BNV. 2. Khi có chủ trương về việc giải thể, phá sản, kết thúc hoạt động hoặc tổ chức lại, trong trường hợp cần thiết, cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nhà nước có thể thông báo với Sở Nội vụ để được hướng dẫn xử lý, lưu trữ tài liệu theo quy định.

Chương VI Thông tư số 05/2025/TT-BNV. 4. Mang tài liệu lưu trữ ra ngoài lưu trữ hiện hành, lưu trữ lịch sử thực hiện theo quy định tại

Điều 60. Luật Lưu trữ số 33/2024/QH15.