Quyết định Phê duyệt phương án tái cấu trúc thủ tục hành chính lĩnh vực Hộ tịch

trình nội bộ, quy trình điện tử giải quyết 37 thủ tục hành chính (TTHC) lĩnh vực Hộ tịch thuộc phạm vi quản lý của Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội, cụ thể như sau: 1. Danh mục TTHC được tái cấu trúc lĩnh vực Hộ tịch thuộc thẩm quyền giải quyết của Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội. (Chi tiết tại Phụ lục I kèm theo) 2. Chi tiết phương án tái cấu trúc quy trình giải quyết 37 TTHC lĩnh vực Hộ tịch thuộc phạm vi quản lý của Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội. (Chi tiết tại Phụ lục II kèm theo)

1. Trung tâm Phục vụ hành chính công Thành phố chủ trì, phối hợp với Sở Khoa học và Công nghệ, Sở Tư pháp, các đơn vị thuộc Bộ Tư pháp và các cơ quan, đơn vị liên quan điện tử hóa mẫu đơn, mẫu tờ khai; tích hợp, kiểm thử cung cấp dịch vụ công trực tuyến. -- 2 of 303 -- 3 2. Sở Khoa học và Công nghệ chủ trì, phối hợp Trung tâm Phục vụ hành chính công Thành phố, Sở Tư pháp, các đơn vị thuộc Bộ Tư pháp hoàn thành việc tích hợp, kết nối, chia sẻ dữ liệu chuyên ngành với hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính theo phương án này.

tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./. Nơi nhận: - Như Điều 4; - Bộ Tư pháp; - Chủ tịch UBND Thành phố; - Các PCT UBND Thành phố; (để báo cáo) - Tổ Giúp việc thường trực BCĐ NQ 57/TP; - Trung tâm thông tin điện tử TP; - TTPVHCC: GĐ, PGĐ, các phòng, TT, CN trực thuộc, Điểm hỗ trợ DVC số; - Lưu: VT, Sở Tư pháp, TTPVHCC. GIÁM ĐỐC Phan Văn Phúc -- 3 of 303 -- 4 Phụ lục I DANH MỤC THỦ TỤC HÀNH CHÍNH LĨNH VỰC HỘ TỊCH THUỘC PHẠM VI QUẢN LÝ CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HÀ NỘI (Kèm theo Quyết định số: /QĐ-TTPVHCC ngày tháng năm 2026 của Giám đốc Trung tâm Phục vụ hành chính công Thành phố) STT Mã TTHC Tên thủ tục hành chính Cấp giải quyết 1. 1.001193 Thủ tục đăng ký khai sinh UBND cấp xã 2. 2.000528 Đăng ký khai sinh có yếu tố nước ngoài UBND cấp xã 3. 1.004884 Thủ tục đăng ký lại khai sinh UBND cấp xã 4. 2.000522 Thủ tục đăng ký lại khai sinh có yếu tố nước ngoài UBND cấp xã 5. 1.001022 Thủ tục đăng ký nhận cha, mẹ, con UBND cấp xã 6. 2.000779 Đăng ký nhận cha, mẹ, con có yếu tố nước ngoài UBND cấp xã 7. 1.000689 Thủ tục đăng ký khai sinh kết hợp đăng ký nhận cha, mẹ, con UBND cấp xã 8. 1.001695 Thủ tục đăng ký khai sinh kết hợp đăng ký nhận cha, mẹ, con có yếu tố nước ngoài UBND cấp xã 9. 1.004772 Thủ tục đăng ký khai sinh cho người đã có hồ sơ, giấy tờ cá nhân UBND cấp xã 10. 1.000893 Thủ tục đăng ký khai sinh có yếu tố nước ngoài cho người đã có hồ sơ, giấy tờ cá nhân UBND cấp xã 11. 1.000894 Thủ tục đăng ký kết hôn UBND cấp xã 12. 2.000806 Thủ tục đăng ký kết hôn có yếu tố nước ngoài UBND cấp xã 13. 1.004746 Thủ tục đăng ký lại kết hôn UBND cấp xã 14. 2.000513 Thủ tục đăng ký lại kết hôn có yếu tố nước ngoài UBND cấp xã 15. 1.000656 Đăng ký khai tử UBND cấp xã 16. 1.001766 Đăng ký khai tử có yếu tố nước ngoài UBND cấp xã 17. 1.005461 Đăng ký lại khai tử UBND cấp xã -- 4 of 303 -- 5 STT Mã TTHC Tên thủ tục hành chính Cấp giải quyết 18. 2.000497 Đăng ký lại khai tử có yếu tố nước ngoài UBND cấp xã 19. 1.004837 Đăng ký giám hộ UBND cấp xã 20. 1.001669 Đăng ký giám hộ có yếu tố nước ngoài UBND cấp xã 21. 1.004845 Đăng ký chấm dứt giám hộ UBND cấp xã 22. 2.000756 Đăng ký chấm dứt giám hộ có yếu tố nước ngoài UBND cấp xã 23. 3.000323 Đăng ký giám sát việc giám hộ UBND cấp xã 24. 3.000322 Đăng ký chấm dứt giám sát việc giám hộ UBND cấp xã 25. 1.004859 Thay đổi, cải chính, bổ sung thông tin hộ tịch, xác định lại dân tộc UBND cấp xã 26. 2.000748 Thủ tục Thay đổi, cải chính, bổ sung thông tin hộ tịch, xác định lại dân tộc có yếu tố nước ngoài UBND cấp xã 27. 2.002189 Thủ tục ghi vào Sổ hộ tịch việc kết hôn của công dân Việt Nam đã được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài UBND cấp xã 28. 2.000554 Ghi vào sổ hộ tịch việc ly hôn, hủy việc kết hôn của công dân Việt Nam đã được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài UBND cấp xã 29. 2.000547 Thủ tục ghi vào Sổ hộ tịch việc hộ tịch khác của công dân Việt Nam đã được giải quyết tại cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài (khai sinh; giám hộ; nhận cha, mẹ, con; xác định cha, mẹ, con; nuôi con nuôi; khai tử; thay đổi hộ tịch) UBND cấp xã 30. 1.003583 Thủ tục đăng ký khai sinh lưu động UBND cấp xã 31. 1.000593 Thủ tục đăng ký kết hôn lưu động UBND cấp xã 32. 1.000419 Thủ tục đăng ký khai tử lưu động UBND cấp xã 33. 1.004873 Thủ tục cấp Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân UBND cấp xã -- 5 of 303 -- 6 STT Mã TTHC Tên thủ tục hành chính Cấp giải quyết 34. 2.000635 Thủ tục cấp bản sao trích lục hộ tịch, bản sao Giấy khai sinh UBND cấp xã 35. 2.002516 Xác nhận thông tin hộ tịch UBND cấp xã 36. 2.000635 Thủ tục cấp bản sao trích lục hộ tịch, bản sao Giấy khai sinh Sở Tư pháp 37. 2.002516 Xác nhận thông tin hộ tịch Sở Tư pháp -- 6 of 303 -- Phụ lục II NỘI DUNG PHƯƠNG ÁN TÁI CẤU TRÚC THỦ TỤC HÀNH CHÍNH LĨNH VỰC HỘ TỊCH THUỘC PHẠM VI QUẢN LÝ CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HÀ NỘI (Kèm theo Quyết định /QĐ-TTPVHCC ngày tháng năm 2026 của Giám đốc Trung tâm Phục vụ hành chính công Thành phố) A. CƠ SỞ TÁI CẤU TRÚC THỦ TỤC HÀNH CHÍNH 1. Cơ sở tái cấu trúc thủ tục hành chính Nghị quyết số 57-NQ/TW ngày 22/12/2024 của Bộ Chính trị về đột phá phát triển khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số quốc gia; Nghị quyết số 66.7/2025/NQ-CP ngày 15/11/2025 của Chính phủ về việc Quy định cắt giảm, đơn giản hóa thủ tục hành chính dựa trên dữ liệu; Nghị định số 18/2026/NĐ-CP ngày 14/01/2026 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số Nghị định để cắt giảm, đơn giản hóa thủ tục hành chính, điều kiện kinh doanh thuộc phạm vi quản lý của Bộ Tư pháp; Quyết định số 06/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ về phê duyệt Đề án phát triển ứng dụng dữ liệu về dân cư, định danh và xác thực điện tử phục vụ chuyển đổi số quốc gia giai đoạn 2022 - 2025, tầm nhìn đến năm 2030; Kế hoạch số 02-KH/BCĐTW ngày 19/6/2025 của Ban Chỉ đạo Trung ương về phát triển khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số về thúc đẩy chuyển đổi số liên thông, đồng bộ, nhanh, hiệu quả đáp ứng yêu cầu sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị; Kế hoạch số 20-KH/BCĐ57 của Ban chỉ đạo 57 Thành ủy Hà Nội về đột phá phát triển khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số trên địa bàn thành phố Hà Nội năm 2026; Kế hoạch số 38/KH-UBND về Thực hiện Kế hoạch hành động số 20-KH/BCĐ57 ngày 19/01/2026 của Ban chỉ đạo 57 Thành ủy thực hiện Nghị quyết số 57-NQ/TW ngày 22/12/2024 của Bộ Chính trị về đột phá phát triển khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số trên địa bàn thành phố Hà Nội năm 2026; Kế hoạch số 86/KH-UBND ngày 6/3/2026 của Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội về việc tập trung đẩy mạnh tái cấu trúc thủ tục hành chính, nâng cao tỷ lệ thực hiện dịch vụ công trực tuyến toàn trình trên địa bàn thành phố Hà Nội. -- 7 of 303 -- 8 2. Phân tích, đánh giá hiện trạng thực hiện thủ tục hành chính. Các TTHC lĩnh vực Hộ tịch hiện đã được Bộ chuyên ngành quy định mức độ dịch vụ công trực tuyến. Tuy nhiên, Danh mục thành phần hồ sơ hiện hành vẫn chưa nêu cụ thể các loại tài liệu điện tử hoặc thông điệp dữ liệu đáp ứng yêu cầu thay thế cho hồ sơ giấy nhằm hướng dẫn người dân thực hiện một cách thuận lợi. Việc chưa coi dữ liệu từ các cơ sở dữ liệu (CSDL) quốc gia và chuyên ngành là “đầu vào mặc định” dẫn đến tình trạng người dân vẫn phải đính kèm nhiều bản sao điện tử không cần thiết, gây lãng phí nguồn lực xã hội. Hệ thống cung cấp dịch vụ công trực tuyến tiếp tục có thể cải thiện để nâng cao hiệu suất trong quá trình giải quyết TTHC cho công dân như: E-form mẫu đơn, công dân đăng nhập bằng số CCCD thì hệ thống tự điền các thông tin của người dân, doanh nghiệp, không phải thực hiện ký số khi đăng nhập qua VneID. Công chức, người lao động có thể hoàn toàn thực hiện việc thẩm định, giải quyết hồ sơ ngay trên cổng dịch vụ công trực tuyến như Thông báo hồ sơ không đủ điều kiện; Phiếu hướng dẫn, bổ sung hoàn thiện hồ sơ; Kết quả giải quyết mà không phải thực hiện qua tiếp hệ thống thứ ba, gây lãng phí thời gian, hiệu quả làm việc. -- 8 of 303 -- 9 B. PHƯƠNG ÁN TÁI CẤU TRÚC THỦ TỤC HÀNH CHÍNH 1. Thủ tục : Thủ tục đăng ký khai sinh 1. Mã thủ tục: 1.001193 2. Cơ quan thực hiện: Ủy ban nhân dân cấp xã 3. Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính: Cá nhân 4. Phí/lệ phí: - Miễn lệ phí cho người thuộc gia đình có công với cách mạng; người thuộc hộ nghèo; người khuyết tật. - Phí cấp bản sao Trích lục hộ tịch, bản sao Giấy khai sinh: 8.000đ/ bản - Hỗ trợ 100% mức phí, lệ phí đối với các thủ tục hành chính có mức thu do Bộ Tài chính quy định khi tổ chức, cá nhân thực hiện dịch vụ công trực tuyến (không bao gồm phí thẩm định hồ sơ). - Đối với các thủ tục hành chính có mức thu phí, lệ phí thuộc thẩm quyền ban hành của Hội đồng nhân dân thành phố Hà Nội, khi thực hiện dịch vụ công trực tuyến, mức thu phí, lệ phí được ấn định bằng không (0 đồng) (không bao gồm phí thẩm định hồ sơ) 5. Rà soát, đánh giá Thành phần hồ sơ cần quy định cụ thể cho phù hợp với quy định của Luật Giao dịch điện tử 2023 và các quy định khác có liên quan. Cụ thể: -- 9 of 303 -- 10 Trước Tái cấu trúc: Quy định thành phần hồ sơ theo Quyết định công bố Sau Tái cấu trúc STT Thành phần hồ sơ Bản chính Bản sao Phương thức cung cấp Nguồn dữ liệu/ CSDL Hình thức nộp 1. - Tờ khai đăng ký khai sinh - Mẫu hộ tịch điện tử tương tác đăng ký khai sinh x Điện tử hóa thành phần hồ sơ tự động, điền dữ liệu vào E- Form từ cơ sở dữ liệu dùng chung; - CSDL hộ tịch điện tử - VNeID - Cơ sở dữ liệu dân cư Đơn đề nghị dưới dạng E-Form điện tử 2. Giấy chứng sinh; trường hợp không có Giấy chứng sinh thì nộp văn bản của người làm chứng xác nhận về việc sinh; nếu không có người làm chứng thì phải có giấy cam đoan về việc sinh. x Thông tin được lấy từ các cơ sở dữ liệu được kết nối - Cá nhân không phải nộp tài liệu này khi cơ sở dữ liệu đã được kết nối - CSDL hộ tịch điện tử - Cơ sở dữ liệu y tế - Cơ sở dữ liệu bảo hiểm xã hội - Kho dữ liệu điện tử của cá nhân trên Hệ thống Trường hợp thông tin chưa lấy được từ cơ sở dữ liệu được kết nối thì lựa chọn 1 trong 02 hình thức sau: - Văn bản điện tử1 - Bản sao điện tử có chứng thực2 1 Theo quy định tại Điều 10, Điều 13 Luật Giao dịch điện tử năm 2023 và Điều 4 Nghị định số 137/2024/NĐ-CP, văn bản điện tử được sử dụng và có giá trị pháp lý như bản gốc (bản chính) khi thông tin được bảo đảm tính toàn vẹn kể từ khi khởi tạo và có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh để tham chiếu. Đối với kết quả giải quyết TTHC, văn bản điện tử phải được cơ quan có thẩm quyền ký số, ban hành hợp lệ và lưu trữ trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC hoặc Kho quản lý dữ liệu điện tử của cá nhân, tổ chức để phục vụ việc tái sử dụng. 2 Bản sao điện tử có chứng thực là bản sao được cơ quan, tổ chức có thẩm quyền căn cứ vào bản chính dạng giấy để xác thực nội dung là đúng với bản chính theo quy định tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP và Nghị định số 45/2020/NĐ-CP. Căn cứ Điều 3 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP và Điều 9 Luật Giao dịch điện tử năm 2023, bản sao điện tử được chứng thực từ bản chính có giá trị pháp lý sử dụng thay cho bản chính để đối chiếu, xác nhận trong các giao dịch và giải quyết thủ tục hành chính, trừ trường hợp pháp luật chuyên ngành có quy định khác. -- 10 of 303 -- 11 Trước Tái cấu trúc: Quy định thành phần hồ sơ theo Quyết định công bố Sau Tái cấu trúc STT Thành phần hồ sơ Bản chính Bản sao Phương thức cung cấp Nguồn dữ liệu/ CSDL Hình thức nộp 3. - Trường hợp trẻ em bị bỏ rơi thì phải có biên bản về việc trẻ bị bỏ rơi do cơ quan có thẩm quyền lập. - Trường hợp khai sinh cho trẻ em sinh ra do mang thai hộ phải có văn bản xác nhận của cơ sở y tế đã thực hiện kỹ thuật hỗ trợ sinh sản cho việc mang thai hộ x - Thời hạn thực hiện: Theo quyết định công bố của cơ quan có thẩm quyền. thông tin giải quyết thủ tục hành chính Trường hợp thông tin chưa lấy được từ cơ sở dữ liệu được kết nối thì lựa chọn 1 trong 03 hình thức sau: - Văn bản điện tử - Bản sao điện tử có chứng thực - Bản sao điện tử 3 4. Văn bản ủy quyền (được chứng thực) theo quy định của pháp luật trong trường hợp ủy quyền thực hiện việc đăng ký khai sinh x - Kho dữ liệu điện tử của cá nhân trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính Trường hợp thông tin chưa lấy được từ cơ sở dữ liệu được kết nối thì lựa chọn 1 trong 02 hình thức sau: - Văn bản điện tử 5. Hộ chiếu/Thẻ căn cước công dân/Thẻ căn cước/Căn cước điện tử/Giấy chứng nhận căn cước hoặc các giấy tờ khác có dán ảnh và x - CSDL quốc gia về dân cư 3 Riêng với thành phần quy định là "bản sao điện tử", theo quy định của pháp luật chuyên ngành, chấp nhận bản sao điện tử bằng cách quét (scan) hoặc chụp ảnh rõ nét từ bản chính (hoặc bản sao chứng thực) sang định dạng, không yêu cầu công chứng, chứng thực điện tử. Cá nhân, tổ chức chịu trách nhiệm hoàn toàn trước pháp luật về tính trung thực, chính xác và hợp pháp của thông tin kê khai trong hồ sơ, tài liệu. -- 11 of 303 -- 12 Trước Tái cấu trúc: Quy định thành phần hồ sơ theo Quyết định công bố Sau Tái cấu trúc STT Thành phần hồ sơ Bản chính Bản sao Phương thức cung cấp Nguồn dữ liệu/ CSDL Hình thức nộp thông tin cá nhân do cơ quan có thẩm quyền cấp, còn giá trị sử dụng - Bản sao điện tử có chứng thực 6. Giấy tờ có giá trị chứng minh thông tin về cư trú (Trường hợp cơ quan đăng ký hộ tịch không thể khai thác được thông tin về nơi cư trú của công dân) x - Cơ sở dữ liệu về cư trú - Việc rà soát và quy định thành phần hồ sơ được thực hiện theo nguyên tắc: Đối với các thông tin, giấy tờ đã tồn tại dưới dạng thông điệp dữ liệu, được xác thực và lưu trữ hợp pháp trong các CSDL quốc gia, CSDL chuyên ngành hoặc các nền tảng số tin cậy đã hoàn thành việc kết nối, chia sẻ, cơ quan nhà nước có trách nhiệm chủ động khai thác và sử dụng thông tin dữ liệu này để thay thế cho thành phần hồ sơ tương ứng; theo đó, không yêu cầu người dân phải nộp hoặc cung cấp lại các loại giấy tờ này dưới bất kỳ hình thức nào. - Trong trường hợp thông tin chưa thể khai thác, sử dụng được do hệ thống chưa hoàn tất kết nối, chia sẻ dữ liệu hoặc dữ liệu khai thác được không đầy đủ, thiếu chính xác, cơ quan tiếp nhận có trách nhiệm thông báo rõ lý do và hướng dẫn cá nhân thực hiện nộp bổ sung thành phần hồ sơ dưới định dạng văn bản điện tử hoặc bản sao điện tử có giá trị pháp lý để làm căn cứ giải quyết thủ tục hành chính theo quy định. 6. Quy trình thực hiện a) Lưu đồ -- 12 of 303 -- 13 b) Mô tả chi tiết Bước chuẩn bị: Số hóa và lưu trữ hồ sơ điện tử - Người thực hiện: Công dân -- 13 of 303 -- 14 - Nội dung thực hiện: Chủ động scan hoặc chụp ảnh các giấy tờ bản giấy từ bản chính hoặc bản hợp pháp để chuyển đổi sang định dạng điện tử. Sau đó, thực hiện tải lên và lưu trữ các tài liệu này tại Kho quản lý dữ liệu điện tử của cá nhân trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC hoặc ví giấy tờ số trên VNeID để sẵn sàng sử dụng. Bước 1: Đăng nhập và nộp hồ sơ trực tuyến - Người thực hiện: Công dân - Nội dung thực hiện: Cá nhân thực hiện sử dụng tài khoản định danh điện tử để đăng nhập Cổng Dịch vụ công Quốc gia và truy cập vào Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính (TTHC); tại đây, hệ thống sẽ hỗ trợ trích xuất và tự động điền thông tin vào biểu mẫu điện tử (E-form) từ các cơ sở dữ liệu (CSDL) quốc gia về dân cư và các CSDL chuyên ngành đã được kết nối, chia sẻ thành công tại thời điểm khai báo. Nhằm tạo thuận lợi và cắt giảm thời gian chuẩn bị giấy tờ, người dân được khuyến khích kiểm tra và lựa chọn tái sử dụng các tài liệu điện tử hoặc kết quả giải quyết TTHC trước đó trong Kho dữ liệu điện tử của cá nhân trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính hoặc ví giấy tờ số VNeID để làm thành phần hồ sơ đầu vào cho các thủ tục khác có liên quan. Trường hợp thông tin hoặc thành phần hồ sơ chưa có sẵn trên các hệ thống dữ liệu, hoặc người dân có nhu cầu lựa chọn hình thức nộp khác theo quy định pháp luật, người thực hiện có thể tự khai báo các nội dung còn thiếu và chủ động đính kèm tệp tin bản điện tử, bản chứng thực điện tử hoặc bản sao điện tử được định dạng sao chụp (scan) từ bản chính để hoàn thiện hồ sơ trực tuyến mà không phải cung cấp lại các thông tin đã được hệ thống xác thực. Bước 2: Tiếp nhận hồ sơ trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC dùng chung ngành Tư pháp hoặc Hệ thống thông tin giải quyết TTHC của Thành phố - Người thực hiện: Công chức/người lao động tiếp nhận hồ sơ. - Nội dung thực hiện: Công chức/người lao động tiếp nhận thực hiện kiểm tra tính đầy đủ và hợp lệ về hình thức của hồ sơ điện tử theo danh mục thành phần hồ sơ mà hệ thống đã xác định sẵn; thực hiện khai thác, sử dụng thông tin đã có trong các cơ sở dữ liệu (CSDL) quốc gia, CSDL chuyên ngành hoặc các nền tảng số tin cậy đã được kết nối để thay thế cho các thành phần hồ sơ giấy tương ứng theo quy định. Công chức/người lao động tiếp nhận có trách nhiệm chuyển h