Quyết định Phê duyệt phương án tái cấu trúc thủ tục hành chính lĩnh vực Công chứng thuộc phạm vi quản lý của Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội GIÁM ĐỐC TRUNG TÂM PHỤC VỤ HÀNH CHÍNH CÔNG THÀNH PHỐ HÀ NỘI

trình nội bộ, quy trình điện tử giải quyết 28 thủ tục hành chính (TTHC) lĩnh vực Công chứng thuộc phạm vi quản lý của Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội, cụ thể như sau: 1. Danh mục TTHC lĩnh vực Công chứng thuộc thẩm quyền giải quyết của Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội. (Chi tiết tại Phụ lục I kèm theo) 2. Phương án tái cấu trúc quy trình giải quyết TTHC lĩnh vực Công chứng thuộc phạm vi quản lý của Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội. (Chi tiết tại Phụ lục II kèm theo)

1. Trung tâm Phục vụ hành chính công Thành phố chủ trì, phối hợp với Sở Khoa học và Công nghệ, Sở Tư pháp và các cơ quan, đơn vị liên quan điện tử hóa mẫu đơn, mẫu tờ khai; tích hợp, kiểm thử cung cấp dịch vụ công trực tuyến. 2. Sở Khoa học và Công nghệ chủ trì, phối hợp Trung tâm Phục vụ hành chính công Thành phố, Sở Tư pháp hoàn thành việc tích hợp, kết nối, chia sẻ dữ -- 2 of 193 -- 3 liệu chuyên ngành với hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính theo phương án này.

tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./. Nơi nhận: - Như Điều 4; - Bộ Tư pháp; - Chủ tịch UBND Thành phố; - Các PCT UBND Thành phố; (để báo cáo) - Tổ Giúp việc thường trực BCĐ NQ 57/TP; - Trung tâm thông tin điện tử TP; - TTPVHCC: GĐ, PGĐ, các phòng, TT, CN trực thuộc, Điểm hỗ trợ DVC số; - Lưu: VT, Sở Tư pháp, TTPVHCC. GIÁM ĐỐC Phan Văn Phúc -- 3 of 193 -- Phụ lục I DANH MỤC THỦ TỤC HÀNH CHÍNH LĨNH VỰC CÔNG CHỨNG THUỘC PHẠM VI QUẢN LÝ CỦA UBND THÀNH PHỐ HÀ NỘI (Kèm theo Quyết định số: /QĐ-TTPVHCC ngày tháng năm 2026 của Giám đốc Trung tâm Phục vụ hành chính công Thành phố) STT Mã TTHC Tên thủ tục hành chính Thẩm quyền giải quyết 1. 1.013842 Sáp nhập Văn phòng công chứng theo loại hình công ty hợp danh Sở Tư pháp, UBND cấp tỉnh 2. 1.013837 Cấp lại Giấy đăng ký hoạt động cho Văn phòng công chứng do bị mất, hỏng Sở Tư pháp, UBND cấp tỉnh 3. 1.013839 Hợp nhất Văn phòng công chứng theo loại hình công ty hợp danh Sở Tư pháp, UBND cấp tỉnh 4. 1.013836 Thay đổi nội dung đăng ký hoạt động của văn phòng công chứng Sở Tư pháp 5. 1.013840 Đăng ký hoạt động Văn phòng công chứng hợp nhất Sở Tư pháp 6. 1.013848 Thay đổi nội dung đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng nhận chuyển nhượng vốn góp Sở Tư pháp 7. 1.013853 Thay đổi nội dung đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng được bán Sở Tư pháp 8. 1.013843 Thay đổi nội dung đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng nhận sáp nhập Sở Tư pháp 9. 1.013832 Thu hồi Thẻ công chứng viên Sở Tư pháp -- 4 of 193 -- 5 STT Mã TTHC Tên thủ tục hành chính Thẩm quyền giải quyết 10. 1.013803 Bổ nhiệm công chứng viên Sở Tư pháp 11. 1.013804 Bổ nhiệm lại công chứng viên Sở Tư pháp 12. 1.013805 Miễn nhiệm công chứng viên Sở Tư pháp 13. 1.013806 Công nhận tương đương đối với người được đào tạo nghề công chứng ở nước ngoài UBND Thành phố, Sở Tư pháp 14. 1.013807 Đăng ký tập sự hành nghề công chứng Sở Tư pháp 15. 1.013818 Đăng ký tham dự kiểm tra kết quả tập sự hành nghề công chứng Sở Tư pháp 16. 1.013808 Đăng ký tập sự lại hành nghề công chứng sau khi chấm dứt tập sự hành nghề công chứng Sở Tư pháp 17. 1.013810 Thay đổi nơi tập sự hành nghề công chứng từ tổ chức hành nghề công chứng này sang tổ chức hành nghề công chứng khác trong cùng một tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương Sở Tư pháp 18. 1.013812 Thay đổi nơi tập sự hành nghề công chứng từ tổ chức hành nghề công chứng tại tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương này sang tổ chức hành nghề công chứng tại tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương khác Sở Tư pháp -- 5 of 193 -- 6 STT Mã TTHC Tên thủ tục hành chính Thẩm quyền giải quyết 19. 3.000444 Công nhận hoàn thành tập sự hành nghề công chứng Sở Tư pháp 20. 1.013830 Cấp lại Thẻ công chứng viên Sở Tư pháp 21. 1.013834 Thành lập Văn phòng công chứng Sở Tư pháp 22. 1.013846 Chuyển nhượng toàn bộ phần vốn góp của toàn bộ thành viên hợp danh của Văn phòng công chứng Sở Tư pháp 23. 1.013859 Cấp thẻ công chứng viên Sở Tư pháp 24. 1.013835 Đăng ký hoạt động Văn phòng công chứng Sở Tư pháp 25. 1.013816 Chấm dứt tập sự hành nghề công chứng Sở Tư pháp 26. 1.013856 Công nhận Điều lệ của Văn phòng công chứng được thành lập trước ngày 01/7/2025 Sở Tư pháp 27. 1.013849 Chuyển đổi Văn phòng công chứng theo loại hình doanh nghiệp tư nhân thành Văn phòng công chứng theo loại hình công ty hợp danh Sở Tư pháp, UBND cấp tỉnh 28. 1.013852 Bán Văn phòng công chứng theo loại hình doanh nghiệp tư nhân Sở Tư pháp, UBND cấp tỉnh -- 6 of 193 -- Phụ lục II PHƯƠNG ÁN TÁI CẤU TRÚC THỦ TỤC HÀNH CHÍNH LĨNH VỰC CÔNG CHỨNG THUỘC PHẠM VI QUẢN LÝ CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HÀ NỘI (Kèm theo Quyết định /QĐ-TTPVHCC ngày tháng năm 2026 của Giám đốc Trung tâm Phục vụ hành chính công Thành phố) A. CƠ SỞ TÁI CẤU TRÚC THỦ TỤC HÀNH CHÍNH 1. Cơ sở tái cấu trúc thủ tục hành chính Nghị quyết số 57-NQ/TW ngày 22/12/2024 của Bộ Chính trị về đột phá phát triển khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số quốc gia; Nghị quyết số 66.7/2025/NQ-CP ngày 15/11/2025 của Chính phủ về việc Quy định cắt giảm, đơn giản hóa thủ tục hành chính dựa trên dữ liệu; Quyết định số 06/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ về phê duyệt Đề án phát triển ứng dụng dữ liệu về dân cư, định danh và xác thực điện tử phục vụ chuyển đổi số quốc gia giai đoạn 2022 - 2025, tầm nhìn đến năm 2030; Kế hoạch số 02-KH/BCĐTW ngày 19/6/2025 của Ban Chỉ đạo Trung ương về phát triển khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số về thúc đẩy chuyển đổi số liên thông, đồng bộ, nhanh, hiệu quả đáp ứng yêu cầu sắp xếp tổ chức bộ máy của hệ thống chính trị; Kế hoạch số 20-KH/BCĐ57 của Ban chỉ đạo 57 Thành ủy Hà Nội về đột phá phát triển khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số trên địa bàn thành phố Hà Nội năm 2026; Kế hoạch số 38/KH-UBND về Thực hiện Kế hoạch hành động số 20-KH/BCĐ57 ngày 19/01/2026 của Ban chỉ đạo 57 Thành ủy thực hiện Nghị quyết số 57-NQ/TW ngày 22/12/2024 của Bộ Chính trị về đột phá phát triển khoa học, công nghệ, đổi mới sáng tạo và chuyển đổi số trên địa bàn thành phố Hà Nội năm 2026; Kế hoạch số 86/KH-UBND ngày 6/3/2026 của Ủy ban nhân dân thành phố Hà Nội về việc tập trung đẩy mạnh tái cấu trúc thủ tục hành chính, nâng cao tỷ lệ thực hiện dịch vụ công trực tuyến toàn trình trên địa bàn thành phố Hà Nội. 2. Phân tích, đánh giá hiện trạng thực hiện thủ tục hành chính. -- 7 of 193 -- 8 Các TTHC lĩnh vực Công chứng hiện đã được Bộ chuyên ngành quy định mức độ dịch vụ công trực tuyến toàn trình. Tuy nhiên, Danh mục thành phần hồ sơ hiện hành vẫn chưa nêu cụ thể các loại tài liệu điện tử hoặc thông điệp dữ liệu đáp ứng yêu cầu thay thế cho hồ sơ giấy nhằm hướng dẫn người dân thực hiện một cách thuận lợi. Việc chưa coi dữ liệu từ các cơ sở dữ liệu (CSDL) quốc gia và chuyên ngành là “đầu vào mặc định” dẫn đến tình trạng người dân vẫn phải đính kèm nhiều bản sao điện tử không cần thiết, gây lãng phí nguồn lực xã hội. Hệ thống cung cấp dịch vụ công trực tuyến tiếp tục có thể cải thiện để nâng cao hiệu suất trong quá trình giải quyết TTHC cho công dân như: E-form mẫu đơn, công dân đăng nhập bằng số CCCD thì hệ thống tự điền các thông tin của người dân, doanh nghiệp, không phải thực hiện ký số khi đăng nhập qua VneID. Cán bộ hành chính có thể hoàn toàn thực hiện việc thẩm định, giải quyết hồ sơ ngay trên cổng dịch vụ công trực tuyến như Thông báo hồ sơ không đủ điều kiện; Phiếu hướng dẫn, bổ sung hoàn thiện hồ sơ; Kết quả giải quyết mà không phải thực hiện qua tiếp hệ thống thứ ba, gây lãng phí thời gian, hiệu quả làm việc. B. PHƯƠNG ÁN TÁI CẤU TRÚC THỦ TỤC HÀNH CHÍNH 1. Thủ tục : Sáp nhập Văn phòng công chứng theo loại hình công ty hợp danh 1.1. Mã thủ tục: 1.013842 1.2. Cơ quan thực hiện: Sở Tư pháp, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh 1.3. Đối tượng thực hiện thủ tục hành chính: Văn phòng công chứng theo loại hình công ty hợp danh 1.4. Phí/lệ phí: Không 1.5. Rà soát, đánh giá Thành phần hồ sơ cần quy định cụ thể cho phù hợp với quy định của Luật Giao dịch điện tử 2023 và các quy định khác có liên quan. Cụ thể: -- 8 of 193 -- 9 Trước Tái cấu trúc: Quy định thành phần hồ sơ theo Quyết định công bố Sau Tái cấu trúc STT Thành phần hồ sơ Bản chính Bản sao Phương thức cung cấp Nguồn dữ liệu/ CSDL Hình thức nộp 1. Hợp đồng sáp nhập Văn phòng công chứng x Thông tin được lấy từ các cơ sở dữ liệu được kết nối - Tổ chức không phải nộp tài liệu này khi cơ sở dữ liệu đã được kết nối - Cơ sở dữ liệu tổ chức hành nghề công chứng - Kho dữ liệu điện tử của tổ chức trên Hệ thống thông tin Trường hợp thông tin chưa lấy được từ cơ sở dữ liệu được kết nối thì lựa chọn 1 trong 02 hình thức sau: - Văn bản điện tử1 - Bản sao điện tử có chứng thực2 1 Theo quy định tại Điều 10, Điều 13 Luật Giao dịch điện tử năm 2023 và Điều 4 Nghị định số 137/2024/NĐ-CP, văn bản điện tử được sử dụng và có giá trị pháp lý như bản gốc (bản chính) khi thông tin được bảo đảm tính toàn vẹn kể từ khi khởi tạo và có thể truy cập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh để tham chiếu. Đối với kết quả giải quyết TTHC, văn bản điện tử phải được cơ quan có thẩm quyền ký số, ban hành hợp lệ và lưu trữ trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC hoặc Kho quản lý dữ liệu điện tử của cá nhân, tổ chức để phục vụ việc tái sử dụng. 2 Bản sao điện tử có chứng thực là bản sao được cơ quan, tổ chức có thẩm quyền căn cứ vào bản chính dạng giấy để xác thực nội dung là đúng với bản chính theo quy định tại Nghị định số 23/2015/NĐ-CP và Nghị định số 45/2020/NĐ-CP. Căn cứ Điều 3 Nghị định số 23/2015/NĐ-CP và Điều 9 Luật Giao dịch điện tử năm 2023, bản sao điện tử được chứng thực từ bản chính có giá trị pháp lý sử dụng thay cho bản chính để đối chiếu, xác nhận trong các giao dịch và giải quyết thủ tục hành chính, trừ trường hợp pháp luật chuyên ngành có quy định khác. -- 9 of 193 -- 10 Trước Tái cấu trúc: Quy định thành phần hồ sơ theo Quyết định công bố Sau Tái cấu trúc STT Thành phần hồ sơ Bản chính Bản sao Phương thức cung cấp Nguồn dữ liệu/ CSDL Hình thức nộp 2. Bản chính hoặc bản sao có chứng thực hoặc bản sao điện tử kê khai thuế, báo cáo tài chính trong 03 năm gần nhất đã được kiểm toán của các Văn phòng công chứng bị sáp nhập x x - Thời hạn thực hiện: Theo quyết định công bố của cơ quan có thẩm quyền. giải quyết thủ tục hành chính Trường hợp thông tin chưa lấy được từ cơ sở dữ liệu được kết nối thì lựa chọn 1 trong 02 hình thức sau: - Văn bản điện tử - Bản sao điện tử có chứng thực - Bản sao điện tử 3 - Việc rà soát và quy định thành phần hồ sơ được thực hiện theo nguyên tắc: Đối với các thông tin, giấy tờ đã tồn tại dưới dạng thông điệp dữ liệu, được xác thực và lưu trữ hợp pháp trong các CSDL quốc gia, CSDL chuyên ngành hoặc các nền tảng số tin cậy đã hoàn thành việc kết nối, chia sẻ, cơ quan nhà nước có trách nhiệm chủ động khai thác và sử dụng thông tin dữ liệu này để thay thế cho thành phần hồ sơ tương ứng; theo đó, không yêu cầu doanh nghiệp phải nộp hoặc cung cấp lại các loại giấy tờ này dưới bất kỳ hình thức nào. - Trong trường hợp thông tin chưa thể khai thác, sử dụng được do hệ thống chưa hoàn tất kết nối, chia sẻ dữ liệu hoặc dữ liệu khai thác được không đầy đủ, thiếu chính xác, cơ quan tiếp nhận có trách nhiệm thông báo rõ lý do và hướng dẫn tổ chức thực hiện nộp bổ sung thành phần hồ sơ dưới định dạng văn bản điện tử hoặc bản sao điện tử có giá trị pháp lý để làm căn cứ giải quyết thủ tục hành chính theo quy định. 3 Riêng với thành phần quy định là "bản sao điện tử", theo quy định của pháp luật chuyên ngành, chấp nhận bản sao điện tử bằng cách quét (scan) hoặc chụp ảnh rõ nét từ bản chính (hoặc bản sao chứng thực) sang định dạng, không yêu cầu công chứng, chứng thực điện tử. Cá nhân, tổ chức chịu trách nhiệm hoàn toàn trước pháp luật về tính trung thực, chính xác và hợp pháp của thông tin kê khai trong hồ sơ, tài liệu. -- 10 of 193 -- 11 1.6. Quy trình thực hiện a) Lưu đồ -- 11 of 193 -- 12 b) Mô tả chi tiết Bước chuẩn bị: Số hóa và lưu trữ hồ sơ điện tử - Người thực hiện: Tổ chức - Nội dung thực hiện: Chủ động scan hoặc chụp ảnh các giấy tờ bản giấy từ bản chính hoặc bản hợp pháp để chuyển đổi sang định dạng điện tử. Sau đó, thực hiện tải lên và lưu trữ các tài liệu này tại Kho quản lý dữ liệu điện tử của doanh nghiệp trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC hoặc ví giấy tờ số trên VNeID để sẵn sàng sử dụng. Bước 1: Đăng nhập và nộp hồ sơ trực tuyến - Người thực hiện: Tổ chức - Nội dung thực hiện: Tổ chức thực hiện sử dụng tài khoản định danh điện tử để đăng nhập Cổng Dịch vụ công Quốc gia và truy cập vào Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính (TTHC); tại đây, hệ thống sẽ hỗ trợ trích xuất và tự động điền thông tin vào biểu mẫu điện tử (E-form) từ các cơ sở dữ liệu (CSDL) quốc gia về dân cư, đăng ký doanh nghiệp và các CSDL chuyên ngành đã được kết nối, chia sẻ thành công tại thời điểm khai báo. Nhằm tạo thuận lợi và cắt giảm thời gian chuẩn bị giấy tờ, người dân được khuyến khích kiểm tra và lựa chọn tái sử dụng các tài liệu điện tử hoặc kết quả giải quyết TTHC trước đó trong Kho dữ liệu điện tử của tổ chức trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính hoặc ví giấy tờ số VNeID để làm thành phần hồ sơ đầu vào cho các thủ tục khác có liên quan. Trường hợp thông tin hoặc thành phần hồ sơ chưa có sẵn trên các hệ thống dữ liệu, hoặc người dân có nhu cầu lựa chọn hình thức nộp khác theo quy định pháp luật, người thực hiện có thể tự khai báo các nội dung còn thiếu và chủ động đính kèm tệp tin bản điện tử, bản chứng thực điện tử hoặc bản sao điện tử được định dạng sao chụp (scan) từ bản chính để hoàn thiện hồ sơ trực tuyến mà không phải cung cấp lại các thông tin đã được hệ thống xác thực. Bước 2: Tiếp nhận hồ sơ trên Hệ thống thông tin giải quyết TTHC - Người thực hiện: Cán bộ tiếp nhận hồ sơ. - Nội dung thực hiện: Cán bộ tiếp nhận thực hiện kiểm tra tính đầy đủ và hợp lệ về hình thức của hồ sơ điện tử theo danh mục thành phần hồ sơ mà hệ thống đã xác định sẵn; thực hiện khai thác, sử dụng thông tin đã có trong các cơ sở dữ liệu (CSDL) quốc gia, CSDL chuyên ngành hoặc các nền tảng số tin cậy đã được kết nối để thay thế cho các thành phần hồ sơ giấy tương ứng theo quy định. Cán bộ tiếp nhận có trách nhiệm chuyển hồ sơ trên môi trường điện tử đến cơ quan chuyên môn để thẩm định ngay sau khi hệ thống xác nhận tính hợp lệ; tuyệt đối không thực hiện thẩm định nội dung chuyên môn, không đối chiếu lại các dữ liệu đã được hệ thống tự động xác thực và không yêu cầu người dân nộp lại các giấy tờ đã có trong CSDL dùng chung hoặc đã được số hóa, lưu trữ hợp pháp trong Kho quản lý dữ liệu điện tử cá nhân. Trường hợp không khai thác được thông tin từ hệ thống hoặc dữ liệu khai thác được không đầy đủ, không chính xác so với yêu cầu, -- 12 of 193 -- 13 cán bộ phải thông báo rõ lý do trên hệ thống để người dân bổ sung thành phần hồ sơ, đồng thời đề nghị tổ chức thực hiện cập nhật, điều chỉnh lại thông tin trong các CSDL gốc theo quy định pháp luật. Bước 3: Xác thực dữ liệu, thẩm định và phê duyệt kết quả - Đơn vị thực hiện: Hệ thống thông tin giải quyết TTHC và Cơ quan chuyên môn. - Nội dung thực hiện: + Hệ thống: Tự động thực hiện việc kiểm tra, đối soát dữ liệu và xác thực tính hiệu lực của giấy phép trong hồ sơ với các cơ sở dữ liệu chuyên ngành (như trạng thái giấy phép, thông tin định danh...) và gắn cờ rủi ro (nếu có). + Cơ quan chuyên môn: Khai thác dữ liệu trực tiếp từ hệ thống để thực hiện thẩm định nội dung hồ sơ trên môi trường điện tử mà không yêu cầu người dân bổ sung hồ sơ giấy. Khi hồ sơ đủ điều kiện, cán bộ thực hiện ký số, đóng dấu điện tử và thực hiện quy trình văn thư điện tử (vào sổ, cấp số) để ban hành kết quả giải quyết. Bước 4: Trả kết quả giải quyết TTHC - Đơn vị thực hiện: Trung tâm Phục vụ hành chính công hoặc trả kết quả tự động qua Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của Thành phố. - Nội dung thực hiện: Hệ thống tự động gửi kết quả đã được ký số đến cho doanh nghiệp thông qua Cổng Dịch vụ công, tài khoản định danh điện tử hoặc ví giấy tờ số. Trong trường hợp pháp luật quy định phải trả bản giấy hoặc người dân có nhu cầu, việc trả kết quả sẽ được thực hiện trực tiếp hoặc qua dịch vụ bưu chính. Bước 5: Cập nhật trạng thái và tái