Thông tư số 56/2025/TT-BCA Quy định lưu trữ số tài liệu hình thành phổ biến trong Công an nhân dân

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng 1. Thông tư này quy định về lưu trữ số tài liệu, xây dựng, quản lý, vận hành cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ, Kho Lưu trữ số tài liệu hình thành phổ biến trong Công an nhân dân. 2. Thông tư này áp dụng đối với Công an các đơn vị, địa phương và cá nhân, tổ chức có liên quan đến lưu trữ số tài liệu hình thành phổ biến trong Công an nhân dân.

Điều 2. Giải thích từ ngữ Trong Thông tư này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau: 1. Số hóa tài liệu là quá trình chuyển đổi các thông tin dưới dạng vật lý sang định dạng kỹ thuật số để quản lý, khai thác, sử dụng trên thiết bị điện tử. Các thông tin chuyển đổi sẽ được tổ chức lưu trữ thành dạng thức byte và bit. Số hóa tài liệu không làm thay đổi thông tin hay dữ liệu, mà chỉ chuyển đổi hình thức thể hiện lưu trữ từ dạng vật lý, thủ công sang dạng kỹ thuật số. 2. Lưu trữ số tài liệu hình thành phổ biến là hoạt động lưu giữ tài liệu hình thành phổ biến dưới định dạng kỹ thuật số nhằm gìn giữ và phát huy các giá trị của tài liệu lưu trữ. 3. Hồ sơ điện tử là tập hợp các tài liệu điện tử có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình chỉ đạo, theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của lãnh đạo Bộ Công an, Công an các đơn vị, địa phương và các bộ ngành có liên quan. 4. Lập hồ sơ điện tử là việc áp dụng công nghệ thông tin nhằm liên kết các tài liệu điện tử thành hồ sơ điện tử. 5. Cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ Phông Lưu trữ Bộ Công an là tập hợp dữ liệu của tài liệu lưu trữ Phông Lưu trữ Bộ Công an, được sắp xếp, quản lý, tổ chức để truy cập, chia sẻ, khai thác và cập nhật thông qua phần mềm ứng dụng. 6. Nghiệp vụ lưu trữ số là việc số hóa, thu nộp, bảo quản, sử dụng tài liệu, hủy tài liệu. 7. Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ số (gọi tắt là Hệ thống) là hệ thống phần mềm của Kho Lưu trữ số được thiết lập nhằm thực hiện nghiệp vụ lưu trữ, phát huy giá trị tài liệu lưu trữ và quản lý cơ sở tài liệu lưu trữ. 8. Kho lưu trữ số tài liệu là cơ sở vật chất, hạ tầng công nghệ, kỹ thuật để bảo quản, thực hiện nghiệp vụ lưu trữ số. 9. Bản sao tài liệu lưu trữ số là bản in, trích xuất nguyên văn toàn bộ hoặc một phần nội dung thông tin từ tài liệu lưu trữ số.

Điều 3. Nguyên tắc quản lý 1. Hoạt động lưu trữ số trong Công an nhân dân được thống nhất, quản lý, chỉ đạo, thực hiện theo quy định của pháp luật. 2. Bảo đảm mục tiêu phát huy hiệu quả giá trị của tài liệu lưu trữ phục vụ công tác của Công an các đơn vị, địa phương. 3. Bảo đảm quyền tiếp cận, sử dụng hợp pháp tài liệu lưu trữ số của cơ quan, tổ chức, cá nhân. 4. Quản lý tài liệu lưu trữ số theo phông lưu trữ, dữ liệu chủ, bảo đảm tính khoa học, hệ thống và tính liên tục lịch sử của tài liệu lưu trữ. 5. Bảo đảm an ninh, an toàn, bảo mật, toàn vẹn, lưu trữ lâu dài tài liệu và thực hiện lưu trữ dự phòng tài liệu lưu trữ theo quy định của pháp luật. 6. Quản lý tài liệu lưu trữ số có nội dung thuộc bí mật nhà nước được thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước và cơ yếu.

Điều 4. Giá trị của tài liệu lưu trữ số 1. Tài liệu lưu trữ số là bằng chứng về hoạt động của Đảng, Nhà nước, Ngành Công an qua các thời kỳ lịch sử của đất nước. 2. Tài liệu lưu trữ số có giá trị lịch sử, giá trị pháp lý và giá trị thực tiễn để nghiên cứu, học tập phục vụ công tác bảo vệ an ninh quốc gia, bảo đảm trật tự an toàn xã hội, đấu tranh phòng chống tội phạm.

Điều 5. Các hành vi bị nghiêm cấm 1. Chuyển giao, cung cấp trái phép, mua bán, chiếm đoạt, làm mất tài liệu lưu trữ số do cơ quan có thẩm quyền của Bộ Công an quản lý. 2. Cố ý làm hư hỏng, làm giả, làm sai lệch nội dung, làm mất tính toàn vẹn của tài liệu lưu trữ số; truy cập, sao chép, chia sẻ trái phép tài liệu lưu trữ số, cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ; hủy trái phép tài liệu lưu trữ số và dữ liệu của tài liệu lưu trữ. 3. Sử dụng tài liệu lưu trữ số để xâm phạm lợi ích quốc gia, dân tộc, lợi ích công cộng, quyền và lợi ích hợp pháp của tổ chức, cá nhân, cộng đồng. 4. Lưu giữ, truyền đưa tài liệu lưu trữ số thuộc danh mục bí mật nhà nước trên đường truyền chưa được mã hóa cơ yếu. Chương II QUY ĐỊNH VỀ LƯU TRỮ SỐ TÀI LIỆU

Điều 6. Nghiệp vụ lưu trữ số Nghiệp vụ lưu trữ số tài liệu phải tuân thủ quy định chung về nghiệp vụ lưu trữ tại Thông tư số 55/2025/TT-BCA ngày 01 tháng 7 năm 2025 của Bộ trưởng Bộ Công an quy định công tác lưu trữ tài liệu hình thành phổ biến trong Công an nhân dân và thực hiện theo các quy định cụ thể tại Chương này.

Điều 7. Tạo lập tài liệu lưu trữ số 1. Việc tạo lập tài liệu lưu trữ số phải đáp ứng các yêu cầu sau đây: a) Được xác thực số bởi đơn vị, cá nhân tạo ra tài liệu hoặc có yếu tố xác định được nguồn gốc của tài liệu; b) Bảo đảm an ninh, an toàn, toàn vẹn của tài liệu từ lúc khởi tạo hoàn chỉnh đến trước khi đưa ra sử dụng; c) Có dấu hiệu nhận biết do được số hóa và được đơn vị, cá nhân có thẩm quyền xác thực; d) Quản lý, truy cập và sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh. 2. Thẩm quyền xác thực bản số hóa tài liệu lưu trữ được quy định như sau: a) Đơn vị, cá nhân tạo ra tài liệu; b) Đơn vị, cá nhân nhận được tài liệu do đơn vị, cá nhân tạo ra tài liệu gửi đến; c) Lưu trữ số hiện hành xác thực bản số hóa tài liệu lưu trữ thuộc thẩm quyền quản lý. 3. Cấu trúc dữ liệu tài liệu lưu trữ số thực hiện theo quy định tại

Điều 8 của Thông tư số 05/2025/TT-BNV.

Điều 8. Trách nhiệm xây dựng và quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ 1. Văn Phòng Bộ Công an là đơn vị xây dựng, quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ Phông lưu trữ Bộ Công an. 2. Công an đơn vị địa phương xây dựng, quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ thuộc thẩm quyền quản lý. 3. Công an đơn vị, địa phương quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ có trách nhiệm: a) Tham mưu, tổ chức thực thi, giám sát các chính sách, quy định, kiểm tra, giám sát dữ liệu; b) Thực hiện quản trị dữ liệu, quản lý thiết kế và mô hình hóa dữ liệu; quản lý việc tích hợp và chia sẻ dữ liệu, quản lý chất lượng dữ liệu; an toàn dữ liệu; quản lý dữ liệu chủ của cơ sở dữ liệu; c) Bảo đảm duy trì hoạt động bình thường của cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ phục vụ thu thập, cập nhật, duy trì, khai thác và sử dụng cơ sở dữ liệu; d) Thực hiện các hoạt động quy định tại

Điều 9. Đăng ký, thu nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ số 1. Đăng ký nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ trên Hệ thống Công an đơn vị, địa phương được cấp tài khoản truy cập Hệ thống (mỗi đơn vị được cấp 01 tài khoản) dùng để đăng ký nộp hồ sơ tài liệu lưu trữ số. 2. Cấu trúc của hồ sơ nộp a) Trường hợp đơn vị đã thực hiện việc lập và quản lý hồ sơ lưu trữ số trong Hệ thống thì thực hiện thu nộp hồ sơ lưu trữ số; b) Trường hợp thu nộp trong cùng Hệ thống thì cấu trúc dữ liệu hồ sơ nộp thực hiện theo cấu trúc gói AIP_hoso quy định tại

Điều 17 của Thông tư số 05/2025/TT-BNV. 3. Cấu trúc của tài liệu nộp a) Trường hợp đơn vị chưa thực hiện việc lập và quản lý hồ sơ lưu trữ số trong quá trình giải quyết công việc và Hệ thống có tính năng tìm kiếm thông bảo đảm khả năng liên kết các tài liệu rời lẻ và hiển thị theo chủ đề, theo yêu cầu của người dùng thì thực hiện thu nộp hồ sơ, tài liệu; b) Trường hợp thu nộp trong cùng Hệ thống thì cấu trúc dữ liệu tài liệu nộp thực hiện theo cấu trúc gói AIP_tailieu quy định tại

Điều 17 Thông tư số 05/2025/TT-BNV. 4. Thời gian nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ số vào lưu trữ số hiện hành và lưu trữ số lịch sử. Trước ngày 31/12 hằng năm, Công an đơn vị, địa phương có trách nhiệm nộp lưu những hồ sơ, tài liệu đã kết thúc năm trước, có thời hạn lưu trữ từ 05 năm trở lên vào lưu trữ số hiện hành. Không nộp lưu hồ sơ nguyên tắc, hồ sơ công việc chưa giải quyết xong, các văn bản gửi để biết, để tham khảo vào lưu trữ số hiện hành. Trước 31/12 hằng năm, lưu trữ số hiện hành tiến hành nộp lưu hồ sơ, tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn, đã kết thúc 20 năm vào lưu trữ số lịch sử. Lưu trữ số hiện hành ở các đơn vị trực thuộc Bộ nộp lưu hồ sơ, tài liệu về lưu trữ số lịch sử do Văn phòng Bộ quản lý. Lưu trữ số hiện hành ở Công an cấp tỉnh, cấp xã nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ số lịch sử của Công an cấp tỉnh. 5. Thủ trưởng Công an đơn vị, địa phương quy định quy trình thu, nộp hồ sơ, tài liệu số vào kho lưu trữ số hiện hành, kho lưu trữ số lịch sử bảo đảm tuân thủ quy định của pháp luật và phù hợp với thực tế Hệ thống của đơn vị mình.

Điều 22 của Nghị định 113/2025/NĐ-CP.

Điều 23 của Nghị định số 113/2025/NĐ-CP. 2. Việc bảo trì, bảo dưỡng Kho Lưu trữ số thực hiện theo quy định tại

Điều 24 của Nghị định số 113/2025/NĐ-CP. 3. Kiểm tra, báo cáo định kỳ a) Đơn vị quản lý Kho Lưu trữ số tổ chức kiểm tra 6 tháng/1 lần việc tuân thủ các quy định về quản lý, sử dụng Phòng máy chủ, tổng hợp báo cáo đưa vào hồ sơ quản lý. b) Các nội dung kiểm tra, báo cáo thực hiện theo quy định tại khoản 2

Điều 25 của Nghị định số 113/2025/NĐ-CP.

Điều 31 của Thông tư số 05/2025/TT-BNV và các quy định về ứng cứu sự cố mạng, sự cố an toàn thông tin của Bộ Công an. Chương IV ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH