Chương V CHƯƠNG TRÌNH KHUNG ĐÀO TẠO, BỒI DƯỠNG
Điều 16. Đề cương bài giảng các chuyên đề kiến thức chuyên môn,
13
nghiệp vụ quản lý vận hành nhà chung cư
1. Đề cương chuyên đề 1 về nghiệp vụ quản lý vận hành nhà chung cư bao
gồm các nội dung sau đây:
a) Các mô hình quản lý vận hành nhà chung cư và phương thức, nội dung
phối hợp giữa các tổ chức, cá nhân có liên quan trong việc quản lý vận hành nhà
chung cư;
b) Quản lý, sử dụng phần diện tích thuộc sở hữu chung, các thiết bị thuộc
phần sở hữu chung, sử dụng chung;
c) Quản lý việc ra vào, tiếng ồn, an ninh và vệ sinh, môi trường tại khu vực
nhà chung cư;
d) Hướng dẫn việc sử dụng các dịch vụ công cộng của nhà chung cư và việc
tiếp nhận, xử lý các phản hồi của người sử dụng để cải thiện chất lượng dịch vụ công
cộng;
đ) Quy trình tiếp nhận bàn giao và quản lý vật tư, thiết bị của nhà chung cư;
e) Nghiệp vụ phục vụ, bao gồm cách thức xác định, lưu trữ và cập nhật
thông tin về chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư; nguyên tắc giao tiếp, xử lý
tình huống của đơn vị quản lý vận hành và phương pháp xử lý thông tin tác động
tiêu cực đến tâm lý người sử dụng nhà chung cư;
g) Các vấn đề khác có liên quan theo nhu cầu của học viên.
2. Đề cương chuyên đề 2 về quản lý vận hành hệ thống điện, cấp thoát nước,
thông gió - cấp nhiệt trong nhà chung cư bao gồm các nội dung sau đây:
a) Quản lý vận hành, bảo trì hệ thống điện, hệ thống báo có sự cố và hệ
thống chống sét, tiếp đất (nêu vị trí, nguyên lý hoạt động, nguyên tắc bảo trì, bảo
dưỡng hệ thống và xử lý sự cố kỹ thuật trong vận hành);
b) Quản lý vận hành, bảo trì hệ thống cấp và thoát nước trong, ngoài nhà
chung cư (nêu vị trí, nguyên lý hoạt động, nguyên tắc bảo trì, bảo dưỡng hệ thống
và xử lý sự cố kỹ thuật trong vận hành);
c) Quản lý vận hành, bảo trì hệ thống thông gió - cấp nhiệt và điều hòa
trong nhà chung cư (nêu vị trí, nguyên lý hoạt động, nguyên tắc bảo trì, bảo dưỡng
hệ thống và xử lý sự cố kỹ thuật trong vận hành);
d) Trách nhiệm và cơ chế phối hợp giữa đơn vị quản lý vận hành nhà chung
cư với chủ đầu tư, Ban quản trị nhà chung cư, chính quyền địa phương và nhà
thầu cung cấp thiết bị;
đ) Các vấn đề khác có liên quan theo nhu cầu của học viên.
3. Đề cương chuyên đề 3 về quản lý vận hành hệ thống, thiết bị phòng cháy,
chữa cháy tại nhà chung cư bao gồm các nội dung sau đây:
a) Quản lý vận hành máy móc, thiết bị phòng cháy, chữa cháy tại nhà chung
cư (nêu vị trí, nguyên lý hoạt động, nguyên tắc bảo trì, bảo dưỡng hệ thống và xử
lý sự cố kỹ thuật trong vận hành);
14
b) Trách nhiệm và cơ chế phối hợp giữa đơn vị quản lý vận hành nhà chung
cư với chủ đầu tư, Ban quản trị nhà chung cư, chính quyền địa phương, cơ quan
phòng cháy, chữa cháy và cứu nạn, cứu hộ;
c) Các vấn đề khác có liên quan theo nhu cầu của học viên.
4. Đề cương chuyên đề 4 về quản lý vận hành hệ thống thang máy, thang
cuốn trong nhà chung cư bao gồm các nội dung sau đây:
a) Quản lý vận hành hệ thống thang máy, thang cuốn trong nhà chung cư
(nêu nguyên lý hoạt động, nguyên tắc bảo trì, bảo dưỡng hệ thống và xử lý sự cố
kỹ thuật trong vận hành);
b) Trách nhiệm và cơ chế phối hợp giữa đơn vị quản lý vận hành nhà chung
cư với chủ đầu tư, Ban quản trị nhà chung cư, chính quyền địa phương và nhà
thầu cung cấp thang máy, thang cuốn;
c) Các vấn đề khác có liên quan theo nhu cầu của học viên.
5. Đề cương chuyên đề 5 về quản lý vệ sinh môi trường, cảnh quan nhà
chung cư và xử lý nước thải bao gồm các nội dung sau đây:
a) Nghiệp vụ quản lý vệ sinh, môi trường của nhà chung cư;
b) Quản lý vận hành hệ thống xử lý rác thải, nước thải trong nhà chung cư
(nêu cấu tạo chính, nguyên lý hoạt động, nguyên tắc bảo trì, bảo dưỡng hệ thống
và việc xử lý sự cố kỹ thuật trong vận hành);
c) Quy trình hoạt động diệt côn trùng và chăm sóc cây xanh;
d) Trách nhiệm và cơ chế phối hợp giữa đơn vị quản lý vận hành nhà chung
cư với chủ đầu tư, Ban quản trị nhà chung cư, chính quyền địa phương và cơ quan
quản lý môi trường đô thị;
đ) Các vấn đề khác có liên quan theo nhu cầu của học viên.
6. Đề cương chuyên đề 6 về quản lý rủi ro, quản lý an ninh trật tự, hành
chính và ứng phó với thiên tai tại nhà chung cư; các yêu cầu về nếp sống văn minh
tại đô thị, nhà chung cư (nếu có) bao gồm các nội dung sau đây:
a) Quản lý rủi ro trong nhà chung cư (nêu các loại rủi ro trong quản lý vận
hành nhà chung cư, đánh giá xếp hạng rủi ro và tổ chức kiểm soát rủi ro), chính
sách bảo hiểm để hạn chế rủi ro trong nhà chung cư và các loại hợp đồng bảo hiểm;
b) Tổ chức kiểm soát an ninh trật tự trong và ngoài nhà chung cư (nêu quy
trình kiểm soát người, phương tiện giao thông và quy trình tuần tra trong và ngoài
nhà chung cư);
c) Kiến thức, nghiệp vụ về an toàn lao động, lập kế hoạch và dự trù kinh
phí phòng cháy, chữa cháy, cứu nạn, cứu hộ và ứng phó thiên tai tại nhà chung cư;
d) Quản lý hành chính trong quản lý vận hành nhà chung cư;
đ) Các yêu cầu về nếp sống văn minh tại đô thị, nhà chung cư (nếu có);
e) Các vấn đề khác có liên quan theo nhu cầu của học viên.
15
7. Đề cương chuyên đề 7 về ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý
vận hành nhà chung cư bao gồm các nội dung sau đây:
a) Ứng dụng công nghệ thông tin trong kết nối làm việc giữa chủ đầu tư,
Ban quản trị, đơn vị quản lý vận hành, chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư;
b) Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý vận hành nhà
chung cư;
c) Ứng dụng công nghệ thông tin trong thông báo, tiếp nhận phản ánh và
góp ý của chủ sở hữu, người sử dụng về dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư;
khảo sát ý kiến cư dân, đánh giá chất lượng dịch vụ; tổ chức Hội nghị nhà chung
cư theo hình thức trực tuyến trong trường hợp do dịch bệnh, thiên tai không thể
họp trực tiếp;
d) Các vấn đề khác có liên quan theo nhu cầu của học viên.
Chương I NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 3. Giải thích từ ngữ
Trong Quy chế này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:
1. Nhà chung cư là nhà ở được quy định tại khoản 3 Điều 2 của Luật Nhà ở.
2. Tòa nhà chung cư là một khối nhà (block) độc lập hoặc nhiều khối nhà
có chung kết cấu xây dựng hoặc chung hệ thống kỹ thuật công trình được xây
dựng theo quy hoạch và hồ sơ dự án do cơ quan có thẩm quyền phê duyệt.
3. Cụm nhà chung cư là tập hợp từ 02 tòa nhà chung cư trở lên được xây
dựng theo quy hoạch và hồ sơ dự án do cơ quan có thẩm quyền phê duyệt.
4. Nhà chung cư có mục đích để ở là nhà chung cư được thiết kế, xây dựng
chỉ sử dụng cho mục đích để ở.
5. Nhà chung cư có mục đích sử dụng hỗn hợp là nhà chung cư được thiết
kế, xây dựng để sử dụng vào mục đích ở và sử dụng vào mục đích khác như làm
văn phòng, dịch vụ, thương mại.
6. Chủ đầu tư dự án đầu tư xây dựng nhà ở là tổ chức được lựa chọn thực
hiện dự án đầu tư xây dựng nhà ở theo quy định của Luật Nhà ở.
7. Chủ sở hữu nhà chung cư là chủ sở hữu căn hộ chung cư, chủ sở hữu
phần diện tích khác không phải căn hộ trong nhà chung cư.
8. Người sử dụng nhà chung cư là chủ sở hữu đang trực tiếp sử dụng nhà
chung cư hoặc tổ chức, hộ gia đình, cá nhân đang sử dụng hợp pháp căn hộ, phần
diện tích khác trong nhà chung cư thông qua hình thức thuê, mượn, ở nhờ, được
ủy quyền quản lý, sử dụng hoặc sử dụng theo quyết định của cơ quan có thẩm
quyền.
9. Đại diện chủ sở hữu căn hộ hoặc diện tích khác không phải căn hộ trong
nhà chung cư là người đại diện cho chủ sở hữu của mỗi căn hộ, mỗi phần diện
tích khác không phải là căn hộ trong nhà chung cư hoặc người sử dụng hợp pháp
nếu chủ sở hữu không sử dụng và có văn bản ủy quyền có chữ ký xác nhận của
chủ sở hữu căn hộ hoặc phần diện tích khác trong nhà chung cư (sau đây gọi chung
là đại diện chủ sở hữu căn hộ).
10. Nhà chung cư có một chủ sở hữu là nhà chung cư chỉ có một chủ sở hữu
đối với toàn bộ nhà chung cư và không có phân chia phần sở hữu chung, phần sở
hữu riêng.
11. Nhà chung cư có nhiều chủ sở hữu là nhà chung cư có từ hai chủ sở hữu
trở lên, trong đó có phần sở hữu riêng của mỗi chủ sở hữu và có phần sở hữu
chung, sử dụng chung của các chủ sở hữu.
12. Phần sở hữu chung của tòa nhà chung cư là phần diện tích, các
hệ thống thiết bị, hệ thống hạ tầng kỹ thuật được quy định tại khoản 2 Điều 142
của Luật Nhà ở.
24
13. Phần sở hữu chung của cụm nhà chung cư là phần diện tích, các công
trình, hệ thống thiết bị, hệ thống công trình hạ tầng kỹ thuật thuộc sở hữu chung,
sử dụng chung của các chủ sở hữu cụm nhà chung cư, bao gồm bể nước, máy phát
điện, hệ thống đun nước nóng, điều hòa sử dụng chung (nếu có), bể phốt, máy
bơm nước, sân chung, vườn hoa, công viên và các công trình, hạng mục khác
trong khu vực cụm nhà chung cư được xác định trong nội dung dự án đầu tư xây
dựng nhà ở được phê duyệt để sử dụng chung cho nhiều tòa nhà nhập vào cụm
nhà chung cư.
14. Khu chức năng căn hộ trong nhà chung cư có mục đích sử dụng hỗn
hợp dùng để ở và các mục đích khác là khu có căn hộ để ở hoặc kết hợp căn hộ
để ở và căn hộ dùng làm cơ sở lưu trú du lịch có các hệ thống cấp điện, cấp, thoát
nước, hệ thống thang máy, thang cuốn, hệ thống phòng cháy, chữa cháy, xử lý rác
thải được xây dựng theo hồ sơ thiết kế đã được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt
theo pháp luật về xây dựng để phục vụ riêng cho khu căn hộ này. Phần sở hữu
chung của khu chức năng căn hộ là phần diện tích, các hệ thống thiết bị quy định
tại điểm b khoản 2 Điều 142 của Luật Nhà ở nhưng chỉ thuộc sở hữu chung, sử
dụng chung của các chủ sở hữu khu căn hộ.
15. Khu chức năng kinh doanh dịch vụ trong nhà chung cư có mục đích sử
dụng hỗn hợp dùng để ở và các mục đích khác không phải để ở là khu dùng để
kinh doanh văn phòng, dịch vụ, thương mại có các hệ thống cấp điện, cấp, thoát
nước, hệ thống thang máy, thang cuốn, hệ thống phòng cháy, chữa cháy, xử lý rác
thải được xây dựng theo hồ sơ thiết kế đã được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt
theo pháp luật về xây dựng để phục vụ riêng cho khu chức năng kinh doanh văn
phòng, dịch vụ, thương mại này. Phần sở hữu chung của khu chức năng kinh
doanh dịch vụ là phần diện tích, các hệ thống thiết bị quy định tại điểm b khoản 2
Chương III TỔ CHỨC VIỆC QUẢN LÝ, SỬ DỤNG NHÀ CHUNG CƯ
Điều 145. của Luật Nhà ở. Trường hợp không đủ số người tham dự quy định tại
điểm này thì trong thời hạn 07 ngày làm việc, kể từ ngày tổ chức họp hội nghị
được ghi trong thông báo mời họp, chủ đầu tư hoặc đại diện chủ sở hữu căn hộ có
văn bản đề nghị Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có nhà chung cư tổ chức Hội nghị
nhà chung cư;
b) Đối với Hội nghị của cụm nhà chung cư thì phải đảm bảo số lượng đại
diện chủ sở hữu đã đồng ý nhập tòa nhà vào cụm nhà chung cư theo quy định tại
điểm b khoản 1 Điều này tham dự theo hình thức quy định tại khoản 2 Điều 145
của Luật Nhà ở; trường hợp không đủ số người tham dự theo quy định thì trong
thời hạn 07 ngày làm việc, kể từ ngày tổ chức họp hội nghị được ghi trong thông
báo mời họp, chủ đầu tư hoặc đại diện chủ sở hữu căn hộ có văn bản đề nghị Ủy
ban nhân dân cấp xã tổ chức Hội nghị nhà chung cư, trừ trường hợp tòa nhà trong
cụm tổ chức họp Hội nghị nhà chung cư riêng theo quy định tại điểm a khoản này.
3. Chủ đầu tư (nếu là nhà chung cư có nhiều chủ sở hữu) hoặc chủ sở hữu
(nếu là nhà chung cư có một chủ sở hữu) có trách nhiệm chuẩn bị các nội dung họp,
thông báo thời gian, địa điểm và tổ chức họp hội nghị chính thức cho các chủ sở
hữu, người sử dụng nhà chung cư. Chủ đầu tư hoặc chủ sở hữu có thể tổ chức họp
trù bị để chuẩn bị các nội dung cho Hội nghị nhà chung cư chính thức. Nội dung
chuẩn bị tổ chức Hội nghị nhà chung cư lần đầu bao gồm các công việc sau đây:
a) Kiểm tra, xác định tư cách đại diện chủ sở hữu căn hộ tham dự hội nghị;
trường hợp ủy quyền thì phải có văn bản ủy quyền của chủ sở hữu căn hộ. Văn
bản ủy quyền bao gồm các nội dung sau: họ, tên và số điện thoại liên hệ (nếu có)
của người ủy quyền và người được ủy quyền, địa chỉ căn hộ hoặc phần diện tích
khác trong nhà chung cư của người ủy quyền, các nội dung ủy quyền liên quan
đến Hội nghị nhà chung cư, quyền và trách nhiệm của các bên ủy quyền và được
ủy quyền, văn bản ủy quyền phải có đầy đủ chữ ký của người ủy quyền và người
được ủy quyền;
b) Dự thảo quy chế họp Hội nghị nhà chung cư;
c) Dự kiến đề xuất sửa đổi, bổ sung Bản nội quy quản lý, sử dụng nhà chung
cư mà chủ đầu tư đã xây dựng nếu có đề xuất sửa đổi;
d) Dự thảo quy chế bầu Ban quản trị, đề xuất tên gọi của Ban quản trị theo
quy định tại điểm a khoản 1 Điều 22 của Quy chế này, đề xuất số lượng thành
viên Ban quản trị, danh sách thành viên Ban quản trị, dự kiến cơ cấu Ban quản trị
(nếu nhà chung cư thuộc diện phải có Ban quản trị); dự kiến kế hoạch bồi dưỡng
35
kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ quản lý vận hành nhà chung cư cho các thành
viên Ban quản trị.
Đối với nhà chung cư có nhiều chủ sở hữu thì cần chuẩn bị thêm các nội
dung, bao gồm: đề xuất mức giá dịch vụ quản lý vận hành nhà chung cư, dự thảo
kế hoạch bảo trì phần sở hữu chung của nhà chung cư, đề xuất đơn vị quản lý vận
hành trong trường hợp nhà chung cư phải có đơn vị quản lý vận hành nhưng chủ
đầu tư không đủ điều kiện quản lý vận hành nhà chung cư hoặc có đủ điều kiện
quản lý vận hành nhà chung cư nhưng không tham gia quản lý vận hành; trường
hợp nhà chung cư phải có Ban quản trị thì phải có dự thảo quy chế hoạt động, quy
chế thu, chi tài chính của Ban quản trị;
đ) Thông báo giá dịch vụ phải trả phí như bể bơi, phòng tập, sân tennis, khu
spa và các dịch vụ khác (nếu có);
e) Các đề xuất khác có liên quan đến việc quản lý, sử dụng nhà chung cư
cần báo cáo để Hội nghị nhà chung cư lần đầu thông qua.
4. Hội nghị nhà chung cư lần đầu quyết định các nội dung sau đây:
a) Quy chế họp Hội nghị nhà chung cư (bao gồm họp lần đầu, họp thường
niên và họp bất thường);
b) Quy chế bầu Ban quản trị, tên gọi của Ban quản trị, số lượng thành viên
Ban quản trị, danh sách thành viên Ban quản trị, Trưởng ban, Phó ban quản trị
(nếu nhà chung cư có thành lập Ban quản trị); nếu chủ đầu tư còn sở hữu diện tích
trong nhà chung cư thì chủ đầu tư cử đại diện làm Phó ban quản trị, trừ trường
hợp chủ đầu tư có văn bản thông báo không cử đại diện tham gia Ban quản trị nhà
chung cư;
c) Kế hoạch bồi dưỡng kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ quản lý vận hành
nhà chung cư cho các thành viên Ban quản trị;
d) Sửa đổi, bổ sung Bản nội quy quản lý, sử dụng nhà chung cư (nếu có);
đ) Các nội dung quy định tại điểm d khoản 3 Điều này; đối với giá dịch vụ
quản lý vận hành nhà chung cư thì Hội nghị nhà chung cư quyết định trên cơ sở
quy định của Quy chế này và thỏa thuận, thống nhất với đơn vị quản lý vận hành;
e) Các khoản kinh phí mà chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư phải
đóng góp trong quá trình sử dụng nhà chung cư;
g) Tỷ lệ số lượng chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư tham dự Hội
nghị nhà chung cư thường niên trong trường hợp có ít hơn 30% số đại diện chủ
sở hữu tham dự theo quy định tại khoản 1 Điều 17 của Quy chế này;
h) Hình thức lựa chọn đơn vị bảo trì, các hạng mục bảo trì cần giám sát,
phương thức thanh toán kinh phí thực hiện bảo trì, trừ trường hợp bảo trì đột xuất
phát sinh không trong thời gian tổ chức Hội nghị nhà chung cư thường niên hoặc
không tổ chức Hội nghị nhà chung cư bất thường;
i) Các nội dung khác phải thông qua Hội nghị nhà chung cư theo quy định
của Quy chế này hoặc các nội dung khác có liên quan đến quản lý vận hành nhà
chung cư.
36
5. Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có nhà chung cư có trách nhiệm tổ chức Hội
nghị nhà chung cư lần đầu khi có một trong các trường hợp sau đây:
a) Nhà chung cư đã được bàn giao đưa vào sử dụng quá thời hạn 12 tháng
và đã có đủ 50% số căn hộ được bàn giao theo quy định tại điểm a khoản 1 Điều
này nhưng chủ đầu tư không tổ chức Hội nghị nhà chung cư và có đơn đề nghị
của đại diện chủ sở hữu căn hộ đã nhận bàn giao;
b) Trường hợp không đủ số người tham dự Hội nghị nhà chung cư theo quy
định tại khoản 2 Điều này và có văn bản đề nghị của chủ đầu tư hoặc có đơn đề
nghị của đại diện chủ sở hữu căn hộ đã nhận bàn giao;
c) Chủ đầu tư chấm dứt hoạt động do bị giải thể hoặc phá sản theo quy định
của pháp luật và có đơn đề nghị của đại diện chủ sở hữu căn hộ đã nhận bàn giao.
6. Trường hợp Ủy ban nhân dân cấp xã tổ chức Hội nghị nhà chung cư lần
đầu theo quy định tại khoản 5 Điều này thì không yêu cầu phải đáp ứng tỷ lệ số
người tham dự quy định tại khoản 2 Điều này; kinh phí tổ chức hội nghị này do
các chủ sở hữu, người sử dụng nhà chung cư đóng góp.
7. Trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngày nhận được đơn của đại diện chủ sở
hữu căn hộ đã nhận bàn giao hoặc nhận được văn bản đề nghị của chủ đầu tư theo
quy định tại khoản 5 Điều này, Ủy ban nhân dân cấp xã có trách nhiệm tổ chức
Hội nghị nhà chung cư lần đầu. Kết quả của Hội nghị nhà chung cư lần đầu do Ủy
ban nhân dân cấp xã tổ chức có giá trị áp dụng đối với các chủ sở hữu, người đang
sử dụng nhà chung cư như Hội nghị nhà chung cư lần đầu do chủ đầu tư tổ chức.