Quyết định Về việc ban hành Quy chế làm việc của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy

phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân xã Thống Nhất.

và Ủy ban nhân dân xã Thống Nhất; Thủ trưởng các cơ quan chuyên môn, các đơn vị liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định./. Nơi nhận: - Thường trực Đảng ủy xã (b/c); - Lãnh đạo HĐND xã (b/c); - Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND xã (b/c); - Các cơ quan, đơn vị trên địa bàn xã; - Như Điều 3 (t/h); - CB, CC, NLĐ Văn phòng HĐND và UBND xã; - Trang TTĐT xã; - Lưu: VT. CHÁNH VĂN PHÒNG Nông Văn Ngọc -- 1 of 14 -- QUY CHẾ LÀM VIỆC Của Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân xã Thống Nhất (Ban hành kèm theo Quyết định số /QĐ-VP ngày 16 /4/2026 của Văn phòng HĐND và UBND xã Thống Nhất) Chương I CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN

1. Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân xã Thống nhất (sau đây gọi tắt là Văn phòng) là cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân xã Thống Nhất; thực hiện chức năng tham mưu giúp Ủy ban nhân dân xã thực hiện chức năng quản lý nhà nước về các lĩnh vực: a) Lĩnh vực Văn phòng: Chương trình, kế hoạch công tác của Hội đồng nhân dân, Thường trực Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân và cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân; tham mưu hoạt động của Thường trực Hội đồng nhân dân; công tác chỉ đạo, điều hành của Chủ tịch Ủy ban nhân dân; cung cấp thông tin, bảo đảm điều kiện vật chất, kỹ thuật phục vụ hoạt động của HĐND, UBND xã; thực hiện công tác quản trị nội bộ của văn phòng. b) Lĩnh vực Tư pháp: Công tác xây dựng và tổ chức thi hành pháp luật, theo dõi việc thi hành văn bản quy phạm pháp luật, kiểm tra, xử lý văn bản quy phạm pháp luật, phổ biến, giáo dục pháp luật; hòa giải ở sơ cở, trợ giúp pháp lý, nuôi con nuôi, hộ tịch, chứng thực, quản lý công tác thi hành pháp luật về xử lý vi phạm hành chính và các công tác tư pháp khác theo quy định của pháp luật. c) Lĩnh vực công tác đối ngoại: Công tác đối ngoại của xã. 2. Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân xã chịu sự lãnh đạo, quản lý về tổ chức bộ máy, vị trí việc làm, biên chế công chức, cơ cấu ngạch công chức và công tác của Ủy ban nhân dân xã; đồng thời chấp hành sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ của các cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh Lạng Sơn. 3. Văn phòng HĐND và UBND xã có tư cách pháp nhân, có con dấu.

2.1. Thực hiện chức năng tham mưu, tổng hợp, quản trị hành chính a) Xây dựng chương trình làm việc của HĐND và UBND xã (bao gồm: Chương trình làm việc tuần, tháng, quý, năm), giúp Thường trực HĐND và UBND xã kiểm tra, đôn đốc, thực hiện các chương trình đó. Xây dựng lịch công tác hàng tuần cho Thường trực HĐND và UBND xã, kiểm tra việc chuẩn bị nội dung, bố trí sắp xếp để thực hiện các buổi làm việc theo chương trình; giúp Thường trực HĐND và UBND xã chuẩn bị nội dung, chương trình làm việc của các kỳ họp định kỳ và bất thường; giúp Chủ tịch UBND xã duy trì và kiểm điểm việc thực hiện quy chế làm việc của UBND xã. -- 2 of 14 -- b) Giúp Thường trực HĐND và UBND xã theo dõi, đôn đốc các cơ quan chuyên môn, các đơn vị thuộc xã trong việc chuẩn bị các văn bản theo chỉ đạo của Thường trực HĐND và UBND xã. Khi có dự thảo văn bản của các phòng chuyên môn, các đơn vị thuộc xã trình UBND xã xem xét quyết định, Văn phòng có trách nhiệm rà soát về thể thức và hình thức văn bản, đối chiếu với nội dung chỉ đạo của Thường trực HĐND và UBND xã, chịu trách nhiệm về xác định thẩm quyền ký phát hành văn bản. c) Giúp Thường trực HĐND và UBND xã xem xét, xử lý kịp thời các đề nghị, các văn bản xin ý kiến chỉ đạo của các cơ quan chuyên môn, các đơn vị thuộc xã. Các kiến nghị của tổ chức và cá nhân theo đúng thẩm quyền, chức năng của HĐND và UBND xã. d) Tổ chức truyền đạt các nghị quyết, quyết định, yêu cầu của Thường trực HĐND và UBND xã đến các cơ quan chuyên môn, đơn vị thuộc xã; theo dõi đôn đốc, kiểm tra các cơ quan chuyên môn, đơn vị thuộc xã trong việc thực hiện các nghị quyết, quyết định đó. e) Giúp Thường trực HĐND và UBND xã triển khai thực hiện các chỉ đạo của Thường trực HĐND và UBND tỉnh, các sở, ngành của tỉnh khi Thường trực HĐND và UBND xã yêu cầu; Văn phòng phải có ý kiến đề xuất về cách phân công tổ chức thực hiện; có văn bản truyền đạt ý kiến chỉ đạo của Thường trực HĐND và UBND xã kịp thời, chính xác, đúng địa chỉ để các cơ quan, đơn vị tổ chức thực hiện. f) Tổ chức thu thập, cung cấp và xử lý thông tin kịp thời, phục vụ cho công tác giám sát của HĐND và sự chỉ đạo điều hành của UBND xã, ứng dụng CNTT vào việc thu thập và xử lý thông tin; xử lý giải quyết những công việc phát sinh hàng ngày, công việc đột xuất không nằm trong kế hoạch hoặc theo yêu cầu của cơ quan cấp trên. Giúp Thường trực HĐND và UBND xã thực hiện chế độ thông tin, báo cáo HĐND và UBND tỉnh đúng theo quy định. g) Tổ chức mối quan hệ làm việc, phục vụ sự chỉ đạo giữa Thường trực HĐND và UBND xã với Thường trực Đảng ủy, Thường trực UBMTTQ, các đoàn thể xã; phối hợp với các cơ quan chuyên môn, các đơn vị liên quan thuộc xã trong việc xây dựng kế hoạch, tổ chức phổ biến, truyền đạt các văn bản quy phạm pháp luật và theo dõi đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các văn bản đó. h) Tổ chức và phục vụ các kỳ họp HĐND xã, các phiên họp của UBND xã; các cuộc họp và làm việc của Thường trực HĐND và UBND xã với các Ban của HĐND xã và các cơ quan chuyên môn, các đơn vị thuộc xã. i) Thực hiện chế độ giao ban hàng tuần với Chủ tịch, các Phó Chủ tịch UBND xã; giao ban trong lãnh đạo Văn phòng; thực hiện chế độ báo cáo tuần, tháng, qúy, 6 tháng và năm. j) Quản lý chặt chẽ việc ban hành các văn bản của Thường trực HĐND và UBND xã, bảo đảm đúng đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng và quy định của pháp luật; đúng hình thức và thẩm quyền theo luật định. -- 3 of 14 -- k) Tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ, hành chính của HĐND và UBND xã theo quy định; hướng dẫn về nghiệp vụ hành chính văn phòng đối với các cơ quan chuyên môn, các đơn vị thuộc xã. l) Tham mưu, giúp cho Thường trực HĐND, lãnh đạo UBND xã về điều kiện tổ chức công tác tiếp công dân. m) Đảm bảo các điều kiện, phương tiện làm việc cho các hoạt động của Thường trực HĐND và UBND xã. Bảo vệ và quản lý tài chính, tài sản được giao theo quy định của pháp luật; tổ chức và quản lý an toàn công tác bảo vệ nội bộ, tài liệu, tài sản và trụ sở của HĐND và UBND xã. n) Quản lý, tổ chức biên chế của Văn phòng, thực hiện đúng các chế độ, chính sách đối với cán bộ, công chức, người lao động theo quy định hiện hành. 2.2. Thực hiện chức năng, nhiệm vụ khác Ngoài các nhiệm vụ được phân công, Văn phòng HĐND và Ủy ban nhân dân xã thực hiện các nhiệm vụ khác theo yêu cầu của Đảng ủy, của Thường trực HĐND và UBND xã. Chương II CƠ CẤU TỔ CHỨC VÀ NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN CỦA CÁC BỘ PHẬN THUỘC VĂN PHÒNG

cấu tổ chức Văn phòng gồm: 1. Chánh Văn phòng: Phụ trách chung. 2. Phó Chánh Văn phòng là người giúp Chánh Văn phòng chỉ đạo một số mặt công tác và chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng về nhiệm vụ được phân công. 3. Các công chức được phân công: (1) Tham mưu tổng hợp các hoạt động của Thường trực HĐND, UBND xã và công tác đối ngoại; (2) Công tác quản trị văn phòng; (3) Tham mưu về lĩnh vực Tư pháp; tiếp dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo; (4) Kế toán, tài vụ. 4. Các bộ phận trực thuộc Văn phòng (chia 03 bộ phận):(1) Bộ phận tham mưu phụ trách lĩnh vực Văn phòng;(2) Bộ phận tham mưu phụ trách lĩnh vực Tư pháp; tiếp dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo; (3) Bộ phận tham mưu phụ trách lĩnh vực đối ngoại; kế toán, tài vụ. 5. Biên chế hành chính của Văn phòng do Chủ tịch Ủy ban nhân dân xã quyết định giao trong tổng biên chế công chức và hợp đồng lao động của xã được cấp có thẩm quyền giao, phê duyệt.

1. Chánh Văn phòng 1.1. Chánh Văn phòng là Thủ trưởng cơ quan Văn phòng, quản lý và điều hành chung mọi hoạt động của Văn phòng và chịu trách nhiệm trước Thường trực -- 4 of 14 -- Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân xã trong việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng quy định tại Điều 2 của Quy chế này. 1.2. Đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện Quy chế làm việc của Uỷ ban nhân dân, Thường trực Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân xã. 1.3. Chánh Văn phòng được thừa lệnh ký các báo cáo nhanh, hàng tháng, hàng quý, báo cáo đột xuất, các thông báo, công văn, thông báo ý kiến kết luận, giấy mời họp của Thường trực Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân xã, sao lục văn bản... gửi đến các cơ quan chuyên môn, các đơn vị thuộc xã theo quy định hiện hành. 1.4. Tổ chức thực hiện các chế độ chính sách của Đảng và Nhà nước (Trung ương và địa phương) trong cơ quan Văn phòng.

hiện 1. Nhiệm vụ của Chuyên viên là giúp lãnh đạo Văn phòng; thường xuyên theo dõi, đôn đốc, kiểm tra, tổng hợp các hoạt động của Thường trực HĐND, UBND xã chỉ đạo triển khai; việc chấp hành các văn bản của cấp trên, các chủ trương của Đảng và Nhà nước, của Tỉnh ủy, Đảng ủy, Hội đồng nhân dân xã và Ủy ban nhân dân xã nhằm phản ánh kịp thời phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo điều hành của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân xã. 2. Nghiên cứu các văn bản của Đảng và Nhà nước, nhất là các văn bản có liên quan đến lĩnh vực công tác được phân công, đề xuất với Lãnh đạo Văn phòng trong việc triển khai, tổ chức thực hiện các văn bản đó một cách chính xác, kịp thời. 3. Chuyên viên được tham gia các cuộc họp của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân xã và các cuộc họp với các cơ quan chuyên môn, các đơn vị thuộc xã khi bàn về các việc thuộc phạm vi mình theo dõi (trừ các cuộc họp có nội dung về công tác tổ chức, cán bộ của UBND xã); được phát biểu đề xuất ý kiến của mình trong cuộc họp, hội nghị. Khi được phân công, có trách nhiệm trực tiếp làm thư ký cuộc họp và tham mưu soạn thảo các văn bản cần thiết trình lãnh đạo Văn phòng để trình Thường trực Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân xã ban hành. 4. Chuyên viên phải rèn luyện kỹ năng nhiệm vụ về công tác quản lý Nhà nước; tổ chức tốt công tác thông tin (tiếp nhận hồ sơ công việc và nộp hồ sơ lưu trữ một cách khoa học); biên tập thành thạo các văn bản của quản lý Nhà nước theo đúng trình tự, nội dung, thẩm quyền và thể thức theo quy định hiện hành của Nhà nước trong lĩnh vực được phân công. 5. Chuyên viên có nhiệm vụ chuẩn bị nội dung, cung cấp tình hình thuộc lĩnh vực mình phụ trách, dự trực tiếp và làm việc với các đoàn khách tỉnh, xã bạn và các đoàn khác theo sự phân công của lãnh đạo Văn phòng. 6. Chuyên viên Văn phòng do Chánh Văn phòng, lãnh đạo Văn phòng phụ trách lĩnh vực phân công giúp việc trực tiếp cho Chủ tịch, các Phó Chủ tịch Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân xã theo lĩnh vực công tác được phân công. Nếu -- 5 of 14 -- khi nhận nhiệm vụ trực tiếp từ các đồng chí Thường trực Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân xã thì phải báo cáo với Chánh Văn phòng hoặc lãnh đạo Văn phòng phụ trách lĩnh vực về công việc đã tiếp nhận trước khi thực hiện và sau khi kết thúc để tổng hợp theo dõi chung. 7. Thực hiện một số nhiệm vụ khác khi Chánh Văn phòng phân công.

* Đối với lĩnh vực Văn phòng: - Có nhiệm vụ nghiên cứu xây dựng, thực hiện quy chế làm việc, sắp xếp chương trình công tác của Thường trực Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân xã, tổng hợp, báo cáo định kỳ và đột xuất; đề xuất, biên tập các văn bản giúp Thường trực Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân xã trong việc chỉ đạo các cơ quan chuyên môn, các đơn vị thuộc xã thực hiện theo chức năng nhiệm vụ của Văn phòng tại Điều 2 của Quy chế này. - Đảm bảo công tác tiếp nhận văn bản đến và tham mưu xử lý văn bản đi một cách chính xác, nhanh nhạy, kịp thời, phục vụ đắc lực cho sự lãnh đạo, chỉ đạo, điều hành của Thường trực Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân và Văn phòng. - Kiểm tra chặt chẽ thể thức và hình thức văn bản của Thường trực Hội đồng nhân dân xã, Ủy ban nhân dân xã và Văn phòng trước khi phát hành; quản lý và sử dụng các loại con dấu theo đúng quy định hiện hành của Nhà nước và của cơ quan. - Đánh máy, in ấn tài liệu của cơ quan đảm bảo thể thức văn bản theo đúng quy định chung, văn bản phải in rõ nét và đẹp. - Các nội dung văn bản đến, văn bản đi, tài liệu đánh máy được quản lý chặt chẽ và thực hiện công tác bảo mật trong quản lý văn bản theo quy định. * Đối với lĩnh vực Tư pháp, tiếp dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo - Theo dõi việc thi hành các văn bản quy phạm pháp luật; quản lý công tác thi hành pháp luật về xử lý vi phạm hành chính và các nhiệm vụ khác liên quan đến công tác tư pháp theo quy định. - Kiểm tra theo lĩnh vực được phân công phụ trách đối với các tổ chức, cá nhân trong việc thực hiện các quy định của pháp luật; tiếp công dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo; phòng, chống tham nhũng, lãng phí, tiêu cực theo quy định của pháp luật và phân công của Ủy ban nhân dân cấp xã. * Đối với lĩnh vực đối ngoại; quản trị, tài vụ - Thực hiện tốt công tác tiếp đón trong việc phục vụ các hội nghị và các đoàn khách đến làm việc với xã (nếu có). - Tổ chức quản lý toàn bộ cơ sở vật chất do cơ quan Văn phòng quản lý. - Thực hiện các thủ tục về xây dựng cơ bản, sửa chữa nhỏ trong cơ quan; mua sắm các phương tiện, trang thiết bị, vật tư hàng hóa theo đúng quy định hiện hành. -- 6 of 14 -- - Đảm bảo phục vụ tốt các hội nghị, cuộc họp và làm việc thường xuyên cũng như đột xuất của Thường trực Hội đồng nhân dân xã, Ủy ban nhân dân xã, Văn phòng tại trụ sở làm việc của Hội đồng nhân dân xã và Ủy ban nhân dân xã. Thực hiện sắp xếp các phòng họp, hội trường thuộc Ủy ban nhân dân xã đảm bảo hiệu quả, hiệu suất hoạt động. - Tổ chức thực hiện công tác bảo vệ cơ quan; bố trí cán bộ, công chức trực cơ quan trong các ngày Lễ, Tết theo quy định chung. - Lập các dự toán kinh phí hàng năm, hàng quý và phải đảm bảo kinh phí phục vụ các hoạt động của Thường trực Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân xã và Văn phòng; quản lý chặt chẽ các nguồn kinh phí, chi tiêu phải đúng chế độ quy định và hết sức tiết kiệm chi; thực hiện chế độ báo cáo quyết toán và kiểm kê tài sản theo đúng quy định. - Mở sổ theo dõi tài sản, thu chi, xuất nhập hàng hóa vật tư theo đúng quy định của cơ quan tài chính; xây dựng các định mức sử dụng vật tư hàng hóa đảm bảo phù hợp với thực tế sử dụng, tránh để xảy ra lãng phí. - Có kế hoạch kinh phí hàng tháng, quý, năm để mua sắm trang thiết bị, tài sản, vật tư hàng hóa phục vụ yêu cầu công tác cơ quan. - Quản lý tổ lái xe và đảm bảo hoạt động tốt để phục vụ lãnh đạo xã và Văn phòng; xe phục vụ phải đúng theo quy định của Nhà nước, thực hiện tiết kiệm xăng dầu và giữ gìn xe tốt, lái xe an toàn. - Mở sổ theo dõi lịch trình của xe để có kế hoạch bảo dưỡng, sửa chữa, thay thế phụ tùng cho xe nhằm có điều kiện phục vụ công tác kịp thời, không bị ách tắc. - Khi có công việc đột xuất của Thường trực Hội đồng nhân dân xã, Ủy ban nhân dân xã trực tiếp điều hành xe đi công tác thì lái xe có trách nhiệm thông báo cho Chánh biết trước khi đi. - Ngoài ra các bộ phận thuộc Văn phòng được lãnh đạo Văn phòng phân công trực tiếp theo dõi một số lĩnh vực khác theo quy định. Chương III QUAN HỆ CÔNG TÁC

ban nhân dân xã Văn phòng chịu sự lãnh đạo, chỉ đạo của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân xã; trực tiếp, thường xuyên là Thường trực Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân xã; thực hiện nhiệm vụ tham mưu, tổng hợp, phục vụ theo chức năng của Văn phòng đối với Thường trực Hội đồng nhân dân và Thường trực Ủy ban nhân xã.

nhân dân tỉnh, Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh 1. Văn phòng thường xuyên quan hệ với các cơ quan chuyên môn trực thuộc Văn phòng Đoàn đại biểu Quốc hội và Hội đồng nhân dân tỉnh, Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh để nắm bắt các thông tin về quản lý, tiếp nhận những kinh nghiệm tiên tiến về quản lý văn phòng, những trang thiết bị hiện đại về văn phòng, những -- 7 of 14 -- quy chế làm việc, quản lý văn bản, nhằm thực hiện cải cách thủ tục hành chính, nâng cao chất lượng hiệu quả công tác Văn phòng. 2. Định kỳ báo cáo công tác, chịu sự hướng dẫn, kiểm tra, giám sát về chuyên môn, nghiệp vụ của Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh. 3. Phối hợp với Văn phòng Đoàn đại biểu Quốc hội và Hội đồng nhân dân tỉnh trong việc tổ chức các cuộc tiếp xúc cử tri của đại biểu Quốc hội, Hội đồng nhân dân tỉnh trên địa bàn xã theo kế hoạch.

1. Văn phòng có mối quan hệ mật thiết, phối hợp công tác hàng ngày với các cơ quan chuyên môn, các đơn vị thuộc xã để giúp Thường trực Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân xã nắm bắt mọi hoạt động của các cơ quan, đơn vị; đôn đốc các cơ quan, đơn vị thực hiện các Chỉ thị, Quyết định và các văn bản chỉ đạo, điều hành của Thường trực Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân xã; thực hiện các chế độ báo cáo theo quy định. 2. Phối hợp với Phòng Kinh tế xã trong việc lập dự toán ngân sách hằng năm đảm bảo kinh phí phục vụ các hoạt động của Thường trực Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân xã và của Văn phòng; kế hoạch sửa chữa cơ sở vật chất, mua sắm trang thiết bị, tài sản, vật tư hàng hóa phục vụ yêu cầu công tác cơ quan; chế độ thanh quyết toán. 3. Phối hợp với Phòng Văn hóa - Xã hội thực hiện công tác Văn thư, lưu trữ. 4. Hướng dẫn giúp đỡ các cơ quan, đơn vị thuộc xã về phương pháp thu thập thông tin, báo cáo để phối hợp kịp thời, nhạy bén và thông suốt. Chương IV CHẾ ĐỘ SINH HOẠT

1. Văn phòng làm việc theo chế độ thủ trưởng. Chánh Văn phòng là thủ trưởng cơ quan Văn phòng, chịu trách nhiệm quản lý và chỉ đạo điều hành mọi hoạt động của Văn phòng. Chánh Văn phòng quản lý công chức, người lao động thực hiện nề nếp làm việc theo Luật cán bộ công chức, Quy chế làm việc của Ủy ban nhân dân xã và của Văn phòng, Quy tắc ứng xử, thực hiện văn hóa công sở và các quy định khác. 2. Các Tổ trưởng là người giúp việc trực tiếp cho Chánh Văn phòng, phải chủ động thực hiện nhiệm vụ được phân công, thông tin báo cáo kịp thời với Chánh Văn phòng về kết quả thực hiện nhiệm vụ, công tác của mình và đề ra nhiệm vụ, công tác trong thời gian tới. 3. Công chức, người lao động thuộc Văn phòng được Chánh Văn phòng phân công thực hiện một hoặc một số công việc cụ thể. Đồng thời, phải chịu sự chỉ đạo, điều hành trực tiếp của lãnh đạo Văn phòng phụ trách theo lĩnh vực hay bộ phận công tác và chịu trách nhiệm về những nhiệm vụ, công việc do bản thân được thực hiện. -- 8 of 14 -- 4. Kế hoạch hoạt động của Văn phòng phải được thống nhất chỉ đạo của lãnh đạo Văn phòng trước khi triển khai thực hiện. Trong trường hợp các công chức, người lao động nhận nhiệm vụ trự