Quyết định Ban hành quy chế công tác văn thư, lưu trữ của

Lưu trữ của UBND xã Hồng Phong.

Trưởng phòng Văn hóa - Xã hội; Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị thuộc xã chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./. Nơi nhận: - Như Điều 3; - Sở Nội vụ; - Thường trực Đảng uỷ; - Thường trực HĐND xã; - CT, các PCT UBND xã; - Các phòng chuyên môn, ĐVSN thuộc xã; - Trang thông tin điện tử xã; - Lưu: VT. TM. ỦY BAN NHÂN DÂN KT. CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH Trần Văn Hùng -- 1 of 18 -- 2 ỦY BAN NHÂN DÂN XÃ HỒNG PHONG CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc QUY CHẾ Công tác văn thư, lưu trữ của UBND xã Hồng Phong (Ban hành kèm theo Quyết định số /QĐ-UBND ngày /10/2025 của Ủy ban nhân dân xã Hồng Phong) Chương I QUY ĐỊNH CHUNG

1. Phạm vi áp dụng: Quy chế này quy định về công tác văn thư và quản lý Nhà nước về công tác văn thư. Công tác văn thư được quy định tại Quy chế này bao gồm: Soạn thảo, ký ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật trong công tác văn thư. Công tác lưu trữ bao gồm các công việc về thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê và sử dụng khai thác, tra cứu tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, đơn vị. 2. Đối tượng điều chỉnh: Quy chế này áp dụng đối với cơ quan, đơn vị, trên địa bàn xã (gọi tắt là cơ quan, đơn vị).

1. “Văn bản” là thông tin thành văn được truyền đạt bằng ngôn ngữ hoặc ký hiệu, hình thành trong hoạt động của các cơ quan, đơn vị và được trình bày đúng thể thức, kỹ thuật theo quy định. 2. “Văn bản chuyên ngành” là văn bản hình thành trong quá trình thực hiện hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ của một ngành, lĩnh vực do người đứng đầu cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực quy định. 3. “Văn bản hành chính” là văn bản hình thành trong quá trình chỉ đạo, điều hành, giải quyết công việc của các cơ quan, đơn vị. 4. “Văn bản điện tử” là văn bản dưới dạng thông điệp dữ liệu được tạo lập hoặc được số hóa từ văn bản giấy và trình bày đúng thể thức, kỹ thuật, định dạng theo quy định. 5. “Văn bản đi” là tất cả các loại văn bản do cơ quan, đơn vị ban hành. 6. “Văn bản đến” là tất cả các loại văn bản do cơ quan, đơn vị nhận được từ cơ quan, đơn vị, cá nhân khác gửi đến. -- 2 of 18 -- 3 7. “Bản thảo văn bản” là bản được viết hoặc đánh máy hoặc tạo lập bằng phương tiện điện tử hình thành trong quá trình soạn thảo một văn bản của cơ quan, đơn vị. 8. “Bản gốc văn bản” là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản, được người có thẩm quyền trực tiếp ký trên văn bản giấy hoặc ký số trên văn bản điện tử. 9. “Bản chính văn bản giấy” là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản, được tạo từ bản có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền. 10. “Bản sao y” là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của bản gốc hoặc bản chính văn bản, được trình bày theo thể thức và kỹ thuật quy định. 11. “Bản sao lục” là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của bản sao y, được trình bày theo thể thức và kỹ thuật quy định. 12. “Bản trích sao” là bản sao chính xác phần nội dung của bản gốc hoặc phần nội dung của bản chính văn bản cần trích sao, được trình bày theo thể thức và kỹ thuật quy định. 13. “Danh mục hồ sơ” là bảng kê có hệ thống những hồ sơ dự kiến được lập trong năm của cơ quan, đơn vị. 14. “Hồ sơ” là tập hợp các văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi, chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị, cá nhân. 15. “Lập hồ sơ” là việc tập hợp, sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, đơn vị, cá nhân theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định. 16. “Hệ thống quản lý tài liệu điện tử” là Hệ thống thông tin được xây dựng với chức năng chính để thực hiện việc tin học hóa công tác soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan trên môi trường mạng (sau đây gọi chung là Hệ thống). 17. “Văn thư cơ quan” là bộ phận thực hiện một số nhiệm vụ công tác văn thư của cơ quan, đơn vị.

Mọi hoạt động trong công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan UBND xã phải thực hiện theo các quy định của pháp luật hiện hành; Quyết định của UBND xã về ban hành Nội quy bảo vệ bí mật nhà nước và bảo vệ chính trị nội bộ.

1. Nguyên tắc: Công tác văn thư được thực hiện thống nhất theo quy định của pháp luật. 2. Yêu cầu -- 3 of 18 -- 4 a) Văn bản của cơ quan, đơn vị phải được soạn thảo và ban hành đúng thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày theo quy định của pháp luật: Đối với văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật; đối với văn bản chuyên ngành do cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực quy định cho; đối với văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Chương II Quy chế này. b) Tất cả văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, đơn vị phải được quản lý tập trung tại Văn thư cơ quan để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật. c) Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản đến có các mức độ khẩn: “Hỏa tốc”, “Thượng khẩn” và “Khẩn” (sau đây gọi chung là văn bản khẩn) phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được. d) Văn bản phải được theo dõi, cập nhật trạng thái gửi, nhận, xử lý. đ) Người được giao giải quyết, theo dõi công việc của cơ quan có trách nhiệm lập hồ sơ về công việc được giao và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan. e) Con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, đơn vị phải được quản lý, sử dụng theo quy định của pháp luật. g) Hệ thống phải đáp ứng các quy định tại Phụ lục VI Quy chế này và các quy định của pháp luật có liên quan.

1. Văn bản điện tử được ký số bởi người có thẩm quyền và ký số của cơ quan, đơn vị theo quy định của pháp luật có giá trị pháp lý như bản gốc văn bản giấy. 2. Chữ ký số trên văn bản điện tử phải đáp ứng đầy đủ các quy định của pháp luật.

văn thư 1. Người đứng đầu cơ quan, đơn vị trong phạm vi quyền hạn được giao có trách nhiệm chỉ đạo thực hiện đúng quy định về công tác văn thư; chỉ đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư. 2. Cá nhân trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc có liên quan đến công tác văn thư phải thực hiện đúng quy định tại Quy chế này và các quy định của pháp luật có liên quan. 3. Văn thư cơ quan, đơn vị có nhiệm vụ: a) Đăng ký, thực hiện thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi. b) Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến; trình, chuyển giao văn bản đến. -- 4 of 18 -- 5 c) Sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng bản lưu văn bản. d) Quản lý Sổ đăng ký văn bản. đ) Quản lý, sử dụng con dấu, thiết bị lưu khóa bí mật của cơ quan, đơn vị các loại con dấu khác theo quy định. Chương II SOẠN THẢO, KÝ BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH Mục 1. THỂ THỨC, KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN HÀNH CHÍNH

Văn bản hành chính gồm các loại văn bản sau: Nghị quyết (cá biệt), quyết định (cá biệt), chỉ thị, quy chế, quy định, thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự án, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản thỏa thuận, giấy ủy quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, phiếu gửi, phiếu chuyển, phiếu báo, thư công.

1. Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm những thành phần chính áp dụng đối với tất cả các loại văn bản và các thành phần bổ sung trong những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất định. 2. Thể thức văn bản hành chính bao gồm các thành phần chính a) Quốc hiệu và Tiêu ngữ. b) Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản. c) Số, ký hiệu của văn bản. d) Địa danh và thời gian ban hành văn bản. đ) Tên loại và trích yếu nội dung văn bản. e) Nội dung văn bản. g) Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền. h) Dấu, chữ ký số của cơ quan, đơn vị. i) Nơi nhận. 3. Ngoài các thành phần quy định tại khoản 2 Điều này, văn bản có thể bổ sung các thành phần khác a) Phụ lục. b) Dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, các chỉ dẫn về phạm vi lưu hành. c) Ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành. -- 5 of 18 -- 6 d) Địa chỉ cơ quan, đơn vị; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại; số Fax. 4. Thể thức văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Phụ lục I Quy chế này.

Kỹ thuật trình bày văn bản bao gồm: Khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ, vị trí trình bày các thành phần thể thức, số trang văn bản. Kỹ thuật trình bày văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Phụ lục I Quy chế này. Viết hoa trong văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tại Phụ lục II Quy chế này. Chữ viết tắt tên loại văn bản hành chính được thực hiện theo Quy định tại Phụ lục III Quy chế này. Mục 2 SOẠN THẢO VÀ KÝ BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH

1. Căn cứ chức năng, nhiệm vụ của các phòng chuyên môn, tính chất nội dung của văn bản HĐND, UBND và các cơ quan, đơn vị cần soạn thảo, phòng chuyên môn hoặc chuyên viên, cán bộ, công chức phụ trách lĩnh vực soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo văn bản cho HĐND, UBND xã. 2. Các phòng và cán bộ, công chức được giao soạn thảo văn bản có trách nhiệm thực hiện các công việc sau: Xác định tên loại, nội dung và độ mật, mức độ khẩn của văn bản cần soạn thảo; thu thập, xử lý thông tin có liên quan; soạn thảo văn bản đúng hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày. Đối với văn bản điện tử, công chức, viên chức được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản ngoài việc thực hiện các nội dung nêu trên phải chuyển bản thảo văn bản, tài liệu kèm theo (nếu có) vào Hệ thống và cập nhật các thông tin cần thiết. 3. Trường hợp cần sửa đổi, bổ sung bản thảo văn bản, lãnh đạo HĐND; UBND; lãnh đạo Văn phòng HĐND và UBND xã, Trưởng, Phó các phòng cho ý kiến vào bản thảo văn bản hoặc trên Hệ thống, chuyển lại bản thảo văn bản đến lãnh đạo đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản để chuyển cho công chức, viên chức được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản. 4. Công chức, viên chức được giao nhiệm vụ soạn thảo văn bản chịu trách nhiệm trước Thủ trưởng cơ quan, đơn vị và trước pháp luật về bản thảo văn bản trong phạm vi chức trách, nhiệm vụ được giao.

1. Bản thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký văn bản duyệt. 2. Trường hợp bản thảo văn bản đã được phê duyệt nhưng cần sửa chữa, bổ sung thì phải trình Thủ trưởng cơ quan, đơn vị người có thẩm quyền ký xem xét, quyết định. -- 6 of 18 -- 7

1. Thủ tưởng cơ quan, đơn vị soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm trước lãnh đạo HĐND và UBND xã và trước pháp luật về nội dung văn bản. 2. Chánh Văn phòng HĐND và UBND xã hoặc Thủ tưởng cơ quan, đơn vị được giao trách nhiệm soạn thảo văn bản, kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản và phải chịu trách nhiệm trước về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản.

1. Cơ quan, đơn vị làm việc theo chế độ thủ trưởng Người đứng đầu cơ quan, đơn vị có thẩm quyền ký tất cả văn bản do cơ quan, đơn vị ban hành; có thể giao cấp phó ký thay các văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách và một số văn bản thuộc thẩm quyền của người đứng đầu. Trường hợp cấp phó được giao phụ trách, điều hành thì thực hiện ký như cấp phó ký thay cấp trưởng. 2. Cơ quan, đơn vị làm việc theo chế độ tập thể Người đứng đầu cơ quan, đơn vị thay mặt tập thể lãnh đạo ký các văn bản của cơ quan, đơn vị, cấp phó của người đứng đầu cơ quan, đơn vị được thay mặt tập thể, ký thay người đứng đầu cơ quan, đơn vị những văn bản theo ủy quyền của người đứng đầu và những văn bản thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách. 3. Trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu cơ quan, đơn vị có thể ủy quyền cho người đứng đầu cơ quan, đơn vị thuộc cơ cấu tổ chức của mình ký thừa ủy quyền một số văn bản mà mình phải ký. Việc giao ký thừa ủy quyền phải được thực hiện bằng văn bản, giới hạn thời gian và nội dung được ủy quyền. Người được ký thừa ủy quyền không được ủy quyền lại cho người khác ký. Văn bản ký thừa ủy quyền được thực hiện theo thể thức và đóng dấu hoặc ký số của cơ quan, đơn vị ủy quyền. 4. Chủ tịch UBND xã có thể giao Chánh Văn phòng HĐND và UBND xã ký thừa lệnh một số loại văn bản. Người được ký thừa lệnh được giao lại cho cấp phó ký thay. Việc giao ký thừa lệnh phải được quy định cụ thể trong quy chế làm việc hoặc quy chế công tác văn thư của cơ quan, đơn vị. 5. Người ký văn bản phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về văn bản do mình ký ban hành. Người đứng đầu cơ quan, đơn vị phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về toàn bộ văn bản do cơ quan, đơn vị ban hành. 6. Đối với văn bản giấy, khi ký văn bản dùng bút có mực màu xanh, không dùng các loại mực dễ phai. 7. Đối với văn bản điện tử, người có thẩm quyền thực hiện ký số. Vị trí, hình ảnh chữ ký số theo quy định tại Phụ lục I Quy chế này. Chương III QUẢN LÝ VĂN BẢN -- 7 of 18 -- 8 Mục 1 QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI

1. Cấp số, thời gian ban hành văn bản. 2. Đăng ký văn bản đi. 3. Nhân bản, đóng dấu cơ quan, đơn vị, dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, (đối với văn bản giấy); ký số của cơ quan, tổ chức (đối với văn bản điện tử). 4. Phát hành và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi. 5. Lưu văn bản đi.

1. Số và thời gian ban hành văn bản được lấy theo thứ tự và trình tự thời gian ban hành văn bản của cơ quan, đơn vị trong năm (bắt đầu liên tiếp từ số 01 vào ngày 01 tháng 01 và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm), số và ký hiệu văn bản của cơ quan, đơn vị là duy nhất trong một năm, thống nhất giữa văn bản giấy và văn bản điện tử. a) Việc cấp số văn bản quy phạm pháp luật: Mỗi loại văn bản quy phạm pháp luật được cấp hệ thống số riêng. b) Việc cấp số văn bản chuyên ngành do người đứng đầu cơ quan quản lý ngành, lĩnh vực quy định. c) Việc cấp số văn bản hành chính do người đứng đầu cơ quan, đơn vị quy định. 2. Đối với văn bản giấy, việc cấp số, thời gian ban hành được thực hiện sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản mật được cấp hệ thống số riêng. 3. Đối với văn bản điện tử, việc cấp số, thời gian ban hành được thực hiện bằng chức năng của Hệ thống.

1. Việc đăng ký văn bản bảo đảm đầy đủ, chính xác các thông tin cần thiết của văn bản đi. 2. Đăng ký văn bản Văn bản được đăng ký bằng sổ hoặc bằng Hệ thống. a) Đăng ký văn bản bằng sổ Văn thư cơ quan đăng ký văn bản vào Sổ đăng ký văn bản đi. Mẫu Sổ đăng ký văn bản đi theo quy định tại Phụ lục IV Quy chế này. b) Đăng ký văn bản bằng Hệ thống Văn bản được đăng ký bằng Hệ thống phải được in ra giấy đầy đủ các trường thông tin theo mẫu Sổ đăng ký văn bản đi, đóng sổ để quản lý. -- 8 of 18 -- 9 3. Văn bản mật được đăng ký theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước.

độ mật, mức độ khẩn 1. Nhân bản, đóng dấu của cơ quan, đơn vị và dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn đối với văn bản giấy a) Văn bản đi được nhân bản theo đúng số lượng được xác định ở phần nơi nhận của văn bản. b) Việc đóng dấu cơ quan, tổ chức và dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, được thực hiện theo quy định tại Phụ lục I Quy chế này. 2. Ký số của cơ quan, đơn vị đối với văn bản điện tử Ký số của cơ quan, đơn vị được thực hiện theo quy định tại Phụ lục I Quy chế này.

1. Văn bản đi phải hoàn thành thủ tục tại Văn thư cơ quan và phát hành trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản khẩn phải được phát hành và gửi ngay sau khi ký văn bản. 2. Việc phát hành văn bản mật đi phải bảo đảm bí mật nội dung của văn bản theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước, đúng số lượng, thời gian và nơi nhận. 3. Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về nội dung phải được sửa đổi, thay thế bằng văn bản có hình thức tương đương. Văn bản đã phát hành nhưng có sai sót về thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành phải được đính chính bằng công văn của cơ quan, đơn vị ban hành văn bản. 4. Thu hồi văn bản a) Đối với văn bản giấy, trường hợp nhận được văn bản thông báo thu hồi, bên nhận có trách nhiệm gửi lại văn bản đã nhận. b) Đối với văn bản điện tử, trường hợp nhận được văn bản thông báo thu hồi, bên nhận hủy bỏ văn bản điện tử bị thu hồi trên Hệ thống, đồng thời thông báo qua Hệ thống để bên gửi biết. 5. Phát hành văn bản giấy từ văn bản được ký sổ của người có thẩm quyền: Văn thư cơ quan thực hiện in văn bản đã được ký số của người có thẩm quyền ra giấy, đóng dấu của cơ quan, đơn vị để tạo bản chính văn bản giấy và phát hành văn bản. 6. Trường hợp cần phát hành văn bản điện tử từ văn bản giấy: Văn thư cơ quan thực hiện theo quy định tại điểm c khoản 1 Điều 25 Quy chế này.

1. Lưu văn bản giấy -- 9 of 18 -- 10 a) Bản gốc văn bản được lưu tại Văn thư cơ quan và phải được đóng dấu ngay sau khi phát hành, sắp xếp theo thứ tự đăng ký. b) Bản chính văn bản lưu tại hồ sơ công việc. 2. Lưu văn bản điện tử a) Bản gốc văn bản điện tử phải được lưu trên Hệ thống của cơ quan, đơn vị ban hành văn bản. b) Cơ quan, đơn vị có Hệ thống đáp ứng theo quy định tại Phụ lục VI Quy chế này và các quy định của pháp luật có liên quan thì sử dụng và lưu bản gốc văn bản điện tử trên Hệ thống thay cho văn bản giấy. c) Cơ quan, đơn vị có Hệ thống chưa đáp ứng theo quy định tại Phụ lục VI Quy chế này và các quy định của pháp luật có liên quan thì Văn thư cơ quan tạo bản chính văn bản giấy theo quy định tại khoản 5 Điều 18 Quy chế này để lưu tại Văn thư cơ quan và hồ sơ công việc. Mục 2 QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN

1. Tiếp nhận văn bản đến. 2. Đăng ký văn bản đến. 3. Trình, chuyển giao văn bản đến. 4. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.

1. Đối với văn bản giấy a) Văn thư cơ quan kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), nơi gửi; đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì. Trường hợp phát hiện có sai sót hoặc dấu hiệu bất thường, Văn thư cơ quan báo ngay người có trách nhiệm giải quyết và thông báo cho nơi gửi văn bản. b) Tất cả